Les notes de frais : comment les gérer ?

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Il est fréquent que les employés d’une entreprise effectuent à leurs propres frais certaines dépenses dans le cadre des activités relevant du domaine professionnel. Dans la majeure partie des cas, ces employés doivent suivre une procédure afin de se faire rembourser par leur employeur.

Les notes de frais sont donc les documents contenant les chiffres et les différents justificatifs que fournissent les salariés ayant fait des dépenses personnelles au cours d’une activité professionnelle dans le but de se faire rembourser sur une période donnée par l’entreprise.

Quels sont les frais concernés ?

Pour les frais concernés, il s’agit principalement des frais liés au déplacement, à la restauration, au logement dans le cadre d’une mission nécessitant un voyage, auxquels doivent s’ajouter les différentes factures en guise de justificatifs de remboursement. Aussi, il est impératif d’ajouter les diverses informations sur les missions ainsi que les bénéficiaires sous peine de voir la note de frais être rejetée par l’entreprise.

On peut retrouver d’autres frais liés par exemple aux cadeaux d’affaires offerts aux partenaires lors de réunions d’affaires. Les frais de communication, les frais de documentation et plusieurs autres sont pris en compte et encadrés par la loi.

Il faut comprendre que la gestion des notes de frais est régularisée par une législation. Un cadre légal précis est défini pour permettre aux salariés de rentrer dans leurs droits et aux employeurs de ne pas se soustraire à leurs obligations.

Comment se fait la gestion des notes de frais ?

La gestion des notes de frais passe nécessairement par la présentation des justificatifs des différentes dépenses faites par le salarié pour se faire rembourser par l’entreprise. Elle requiert alors la prise en compte des données fiscales et de certaines notions en comptabilité afin que le remboursement de l’employé soit effectif. Il s’agit donc d’un processus par lequel le salarié émet les dépenses faites en attendant l’approbation de l’employeur pour le remboursement.

À cause des nombreuses erreurs liées à la gestion des notes de frais, vous pouvez opter pour les outils et logiciels permettent une gestion bien plus fluide des notes de frais afin de vous concentrer sur les activités les plus stratégiques de votre entreprise. En effet, la gestion des notes de frais peut constituer un travail énorme pour le salarié comme le chef d’entreprise. S’agissant d’une action répétitive souvent liée à toute activité professionnelle, il est préférable de la rendre automatique afin de gagner un temps considérable.

Un outil de gestion des notes frais vous aidera à générer les données nécessaires pour la conception des notes de frais dans de meilleures conditions. Il vous permet d’éviter les erreurs de calcul et ainsi d’avoir une valeur exacte de la somme qui sera remboursée au salarié en accord avec la législation en vigueur dans votre entreprise.

S’il est courant pour les salariés d’effectuer des dépenses professionnelles à leurs propres frais, il est tout aussi important qu’ils élaborent des notes de frais cohérentes pour obtenir un remboursement de la part de l’entreprise.

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