Il serait possible de se contenter d’une réponse très simple : oui. HubSpot CRM peut intégrer de façon automatique les leads en provenance de multiples sources, notamment les formulaires, le chat en direct, les chatbots, certaines plateformes publicitaires, mais également les emails.
Cette centralisation ne signifie pas pour autant que les sources fonctionnent toutes sous le même modèle. Le canal utilisé permet à HubSpot de créer automatiquement un contact, de synchroniser des données après une configuration préalable, ou de demander une identification par adresse email avant de rattacher une interaction à une fiche existante.
HubSpot : centralisation des leads au cœur d’un unique CRM
Pour HubSpot, le principe est simple : lorsqu’une personne échange avec l’entreprise, la plateforme enregistre cette personne en tant que contact et stocke les diverses informations relatives à ses interactions.
Concrètement, cela signifie que toute prise de contact donne lieu à la création d’une fiche contact. Cette dernière est ensuite enrichie par les échanges de tous types, qui sont associables à d’autres objets du CRM, tels que les entreprises, les transactions ou les tickets.
En mobilisant une architecture de ce type, HubSpot permet de regrouper plusieurs points de contact autour d’une même fiche, une vraie nécessité dans les cycles de vente actuels. Une personne peut débuter en remplissant un formulaire de demande de démonstration, avant d’échanger avec un commercial par mail par exemple. Si les informations sont compatibles avec l’identification du contact, les interactions sont automatiquement rattachées à son historique dans HubSpot.
L’adresse mail est centrale dans cette logique. Il est préconisé de sauvegarder les contacts avec une adresse email, notamment parce qu’elle est employée pour la déduplication et pour l’association automatique avec différentes fiches entreprise.
Les formulaires : une intégration directe avec HubSpot
Les formulaires sont sans nul doute le cas d’usage le plus simple. Les formulaires HubSpot sont mis en place pour la collecte d’information auprès des visiteurs, ainsi que pour la création ou la mise à jour des fiches dans le CRM.
Si un nouveau visiteur soumet le formulaire en renseignant une adresse mail, la fiche contact peut être générée automatiquement dans le CRM. Dans le cas d’un contact existant, les informations recueillies sont employées pour mettre à jour son enregistrement.
Il est parfaitement possible d’intégrer le formulaire sur un site externe. Dans ce cas, HubSpot fournit un code d’intégration qui permet d’afficher le formulaire sur une page web et de synchroniser automatiquement les données avec le compte CRM.
Les formulaires qui ne proviendraient pas de HubSpot peuvent être conservés. Pour cela, la fonctionnalité collecte des formulaires intervient en détectant certains formulaires HTML présents sur un site et en transmettant les soumissions à HubSpot. Attention, il est nécessaire de bien mesurer que cette fonctionnalité est corrélée à des conditions techniques, comme le respect de certaines caractéristiques HTML et le fait de ne pas être placé dans une iframe.
Dès l’enregistrement du lead établi, HubSpot est prêt à déclencher des actions à la suite de la soumission d’un formulaire. Les automatisations de formulaires permettent par exemple d’adresser un email de confirmation ou d’ajouter le contact à un segment.
Le chat peut-il également créer des leads ?
Le chat est un canal qui permet la création de leads, mais il faut bien cerner une nuance importante. L’ouverture d’un chat par un visiteur ne signifie pas qu’un nouveau contact sera automatiquement généré dans HubSpot. En effet, un internaute qui débute une conversation demeure associé à un cookie de suivi anonyme tant qu’une adresse mail n’est pas obtenue, ou qu’un utilisateur ne l’a pas ajouté manuellement comme contact.
Par défaut, le chat de HubSpot permet de faire remonter les conversations dans l’environnement CRM, mais l’identification du visiteur demeure nécessaire pour profiter d’une fiche contact exploitable. Il suffit cependant de configurer HubSpot afin qu’il demande au visiteur son adresse mail pour transformer toute interaction en véritable contact.
En outre, les chatflows de HubSpot sont configurables pour différents scénarios, notamment le chat en direct et les bots. Ils sont connectables à une boîte de réception, de sorte que les conversations soient prises en charge par les équipes dédiées.
Il est donc parfaitement possible de construire un parcours cohérent qui reprendrait des étapes classiques telles que : publicité, arrivée sur le site, interaction avec le chat, collecte de l’email et création ou mise à jour du contact dans HubSpot.
Les publicités à formulaire peuvent être synchronisées !
HubSpot propose une fonction qui synchronise des leads issus de plateformes publicitaires. Aujourd’hui, HubSpot prend en charge différents comptes publicitaires tels que :
- Facebook ;
- LinkedIn ;
- TikTok ;
- Google.
En connectant ces comptes, il devient possible de synchroniser les leads issus de leurs formulaires publicitaires. Les campagnes de génération de leads peuvent ensuite apparaître dans l’environnement publicitaire de HubSpot.
La logique diffère de celle d’un formulaire intégré sur un site. Dans le cas présent, il faut commencer par connecter le compte publicitaire ciblé et en configurer la synchronisation. Les autorisations nécessaires sont également dépendantes de la plateforme et peuvent varier.
Une fois la configuration établie, il est nécessaire d’associer les données issues des formulaires publicitaires aux propriétés correspondantes dans HubSpot. Les champs personnalisés des formulaires publicitaires peuvent notamment être créés comme propriétés dans le CRM afin de conserver les informations transmises par le prospect.
Les emails peuvent-ils alimenter le CRM ?
Là encore, la réponse est oui. HubSpot permet de connecter une boîte email afin d’assurer le suivi et l’enregistrement des échanges dans le CRM.
Une boîte connectée est parfaitement en capacité d’envoyer des emails individuels directement depuis HubSpot, de suivre et d’enregistrer des emails. Parfois les fonctionnalités et l’abonnement permettent même d’enregistrer les échanges avec les contacts déjà identifiés selon les règles de journalisation préalablement configurées dans le compte.
HubSpot sait exploiter les emails entrants, mais deux notions doivent être clairement distinguées : recevoir un email dans une boîte connectée et produire automatiquement une nouvelle fiche contact à partir de cet email. Les possibilités sont directement liées à la configuration et aux fonctionnalités disponibles dans le compte HubSpot.
Plusieurs fiches, une seule source
C’est à ce stade que la centralisation de HubSpot gagne en pertinence. Décryptons ensemble une séquence parlante : un prospect visualise une publicité sur un ad et remplit un formulaire de génération de lead. Le lead peut alors être synchronisé avec HubSpot. Quelques jours plus tard, il visite le site et remplit alors un formulaire de contact, avant d’échanger par mail avec le commercial.
Le rôle du CRM est alors de conserver ces interactions dans un environnement unique et non pas en multiples fichiers ou outils éparses.
HubSpot est également capable d’associer les contacts à d’autres objets CRM. Les associations entre contacts, entreprises, transactions ou tickets permettent de maintenir une vision complète et réaliste de la relation commerciale.
Attention, pour cela, l’identification du contact et la configuration des différentes sources sont capitales et conditionnent la qualité du résultat. Une adresse email qui est correctement renseignée facilite le rapprochement des différentes données.
Automatiser le traitement des nouveaux leads
La plus-value de HubSpot n’est pas qu’une simple histoire d’importation de données. Lorsque les leads sont présents dans le CRM, l’entreprise peut sans difficulté mettre en place des actions de suivi. De cette façon, mc2i rapporte que la gestion des leads avec HubSpot a permis une hausse de 30% des rendez-vous clients.
Pour les formulaires, certaines actions peuvent être déclenchées après une soumission, directement par le biais des automatisations. Pour des scénarios plus avancés, les workflows peuvent prendre le relais et automatiser des processus sur des contacts et des fiches qui leur sont associées.
Ces automatisations constituent une opportunité de standardisation du traitement des leads sans commune mesure. Avec une simplicité déconcertante, il devient possible d’identifier leur source, de les segmenter, de déclencher une action commerciale ou d’envoyer une communication adaptée.
C’est une approche qui permet de gagner du temps, d’éviter les oublis ou les doublons et de renforcer la cohérence du parcours client.
HubSpot, un outil adapté à une stratégie multicanale ?
Et pour la dernière fois … Oui ! HubSpot est conçu pour centraliser les données résultantes de plusieurs interactions avec les prospects et les clients. Les formulaires peuvent créer ou mettre à jour des contacts, les conversations peuvent être enregistrées dans l’environnement CRM, les leads des publicités prises en charge peuvent être synchronisés et les emails journalisés au sein des fiches concernées.
La force majeure de HubSpot est donc moins sa capacité à récupérer un lead que la possibilité de réunir ses diverses interactions au sein d’un même environnement. Le parcours client peut alors aller de l’acquisition publicitaire au formulaire, du chat au rendez-vous commercial, tout en stockant les données dans un environnement commun.
Il est possible de découvrir et d’appréhender l’écosystème HubSpot en débutant avec un compte gratuit. Vous commencez à explorer les fonctionnalités disponibles et montez en puissance au gré de vos besoins.
Par sa flexibilité et ses fonctionnalités très complètes, HubSpot est parfaitement capable de constituer un point central efficace pour organiser et suivre les leads. La clé réside dans la bonne configuration des canaux et une intégration parfaitement maîtrisée de chacun d’entre eux, afin que HubSpot automatise efficacement la collecte des données.
