Dans un environnement commercial de plus en plus concurrentiel, le simple fait de bien comprendre son processus de vente dans sa globalité est essentiel. Le rapport de pipeline commercial est le moyen le plus efficace pour y parvenir. Il fournit une analyse détaillée de vos opportunités, ce qui vous permet de prédire plus précisément les ventes à venir, de prendre les décisions stratégiques qui s’imposent et au final d’augmenter votre chiffre d’affaires rapidement et facilement. Avec les outils adaptés pour automatiser sa création, vous obtenez un document utile pour toute l’entreprise qui fait ressortir les grandes tendances et les priorités de la semaine.
Pourquoi créer un rapport de pipeline chaque semaine ?
Un rapport de pipeline est très efficace pour réaliser des prévisions des ventes à venir, à condition de le créer chaque semaine. C’est pour cela que les équipes performantes analysent régulièrement leur pipeline. Attendre la fin du mois ou du trimestre n’est pas suffisant pour optimiser le travail de toute l’entreprise. Avec un suivi hebdomadaire, il est possible d’ajuster rapidement sa stratégie en cas de baisse des résultats.
Ainsi, un rapport de vente fiable fonde des décisions rapides et stratégiques. Il apporte une transparence sur tout le parcours de vente. Du premier contact jusqu’au closing, vous savez exactement où en est votre activité. La gestion du pipeline commercial améliore les prévisions de chiffre d’affaires et permet une estimation plus précise des revenus mensuels. De quoi fixer des objectifs réalistes et anticiper les investissements.
Le reporting régulier met en évidence les éventuels goulots d’étranglement. Dans toutes les entreprises, les contrats bloquent ou ralentissent à certaines étapes. Le rapport les repère et vous laisse agir à l’étape exacte qui pose problème.
Les commerciaux se reposent eux aussi beaucoup sur ces données pour bien gérer leur temps. Le rapport les aide à prioriser leurs objectifs de la semaine. Est-ce qu’ils doivent par exemple passer la semaine à relancer et closer les opportunités ou se concentrer sur la prospection ?
Mesurer l’impact des différentes actions commerciales, à chaque étape permet de concentrer ses efforts sur les actions les plus efficaces, de manière à booster le taux de conversion et à accélérer le cycle de vente.
Créer un rapport de pipeline chaque semaine apporte de la rigueur dans la tenue du CRM qui n’est plus mis à jour à la dernière minute. Avec un point chaque semaine, les fichiers sont actualisés en continu. Discipline qui garantit la fiabilité des données sur lesquelles reposent les analyses.
Les indicateurs intégrer dans le reporting
Le rapport de pipeline doit être complet, facile à lire et aller à l’essentiel. Ce n’est pas la peine de multiplier les données et les indicateurs. Pour évaluer la performance du pipeline, quelques KPIS stratégiques suffisent.
La valeur totale du pipeline donne une image globale de la santé financière de l’entreprise. Elle représente le montant cumulé de toutes les opportunités qualifiées en cours. L’idée est de vérifier si elle progresse ou si elle stagne.
L’efficacité de la stratégie marketing est contrôlée par le volume et l’évolution des leads. Avec HubSpot, vous pouvez retracer la provenance de chaque contact dès sa création. En suivant ce flux, on peut voir si les actions de prospection entreprises portent leurs fruits. Pour compléter l’analyse, il faut regarder le taux de conversion entre chaque étape du cycle de vente. Il révèle les blocages et montre précisément où les dossiers sont stoppés. À cela s’ajoute la rapidité des ventes. C’est le temps moyen passé par une opportunité dans le pipe avant de se transformer en transaction conclue. Un délai qui augmente signifie souvent que des dossiers inactifs restent bloqués dans le CRM.
Le montant moyen des transactions et le taux de closing font également partie des indicateurs à étudier. Connaître la valeur moyenne d’une vente évite que l’équipe se focalise sur des petits contrats au lieu de cibler des transactions plus stratégiques. Le taux de closing reflète, lui, l’efficacité sur le terrain. Il faut toujours le croiser avec le motif de pertes. Est-ce que les ventes diminuent à cause des prix ? De la concurrence ? D’un mauvais timing ? Actionner ces différents leviers améliore la performance globale de l’entreprise.
Automatiser la génération du reporting avec HubSpot
Avec HubSpot, le temps où il fallait copier-coller des chiffres dans un tableur pour créer un rapport de pipeline est bel et bien révolu. Encore faut-il bien configurer la plateforme.
Vous pouvez tout créer directement dans HubSpot.
Sur la plateforme vous construisez vos propres tableaux, vous personnalisez vos graphiques de pipeline et vous configurez vos rapports de vente. HubSpot intègre un puissant créateur de rapports personnalisés qui permet de croiser vos données de vente, de marketing et de service client. Le Sales Hub améliore la centralisation des données et permet de créer une source unique de vérité pour le reporting selon 82 % des utilisateurs.
Glissez vos données sur l’écran et choisissez le visuel qui vous parle le plus, du simple graphique en barres aux courbes de tendance. Vous pouvez filtrer la vue et zoomer sur une équipe, une région ou une gamme de produits bien précise. L’objectif est d’automatiser complètement la création du reporting commercial.
Sur la plateforme, vous pouvez centraliser les indicateurs principaux dans un tableau de bord personnalisé. Les graphiques HubSpot se mettent à jour automatiquement en fonction des mises à jour des commerciaux.
Pensez à programmer l’envoi automatique de ce tableau de bord. HubSpot permet de programmer un email Gmail récapitulatif chaque lundi matin à 8h par exemple, expédié directement à toute la direction ou à l’équipe commerciale. Un gain de temps et d’efficicité qui fait de HubSpot un atout essentiel pour de nombreuses entreprises. Pour en profiter, créez tout de suite un compte gratuit HubSpot et découvrez toutes les fonctionnalités que la plateforme vous réserve.
Les erreurs à éviter lors du suivi du pipeline commercial
Une fois HubSpot correctement configuré, la création du reporting est automatisée. Mais, il faut encore réussir à exploiter les données obtenues.
Ne vous focalisez pas trop sur les opportunités en attente depuis des mois dans le CRM. Attention à la fausse impression de sécurité. En effet, même si ce n’est pas toujours facile à accepter, la moitié de ces opportunités potentielles est déjà caduque. C’est pourquoi il faut penser à revoir régulièrement le statut des prospects qui ne donnent plus signe de vie depuis des semaines.
Même si c’est tentant, ne vous servez pas du reporting pour surveiller vos commerciaux. Il s’agit d’un outil au service de l’équipe commerciale. Ne le transformez pas en moyen de contrôle. Les rapports HubSpot sont là pour vous aider à repérer les blocages, comprendre ce qui freine les ventes et agir au bon endroit, c’est tout.
Le suivi du pipeline perd en fiabilité quand les données ne sont pas actualisées régulièrement. Cela fausse toutes les prévisions et décisions stratégiques. C’est pour cela qu’il est nécessaire d’instaurer une discipline d’équipe. Un deal est mis à jour dans HubSpot tout de suite. C’est le seul moyen d’avoir des graphiques qui ont du sens.
Comment exploiter les données obtenues avec HubSpot ?
Une fois le rapport commercial généré par HubSpot, il faut pouvoir utiliser les données obtenues avec les équipes. Ne vous contentez pas de regarder les chiffres, servez-vous-en pour améliorer les actions de l’équipe sur le terrain.
Ce rapport est le support parfait pour votre réunion hebdomadaire. En passant en revue le tableau de bord avec l’équipe, vous identifiez rapidement les étapes qui posent problème. Par exemple, si le taux de conversion diminue entre la démonstration et l’envoi du devis, c’est que cela ne sert à rien de continuer à se concentrer sur la prospection. HubSpot vous aide justement à retrouver les opportunités concernées et à analyser la situation.
Les managers peuvent également s’appuyer sur les alertes et les workflows automatisés. Il est possible de configurer HubSpot pour qu’il envoie une alerte quand un indicateur dépasse un seuil défini, comme un cycle de vente qui s’allonge ou un pipeline qui perd en valeur.Pour responsabiliser les commerciaux, donnez-leur un accès direct à leur propre version du tableau de bord dans HubSpot. En ayant leurs indicateurs de performance sous les yeux tous les jours (leur propre Win Rate, leur panier moyen, le nombre de relances en retard), ils voient d’eux-mêmes ce qu’ils doivent faire pour améliorer leurs performances.
Le rapport de pipeline hebdomadaire ne doit plus être une corvée administrative. Il s’agit d’un outil puissant sur lequel vous pouvez vous appuyer pour orienter les actions des équipes commerciales et ainsi augmenter les ventes. HubSpot automatise sa création et vous fait gagner du temps. D’ailleurs, 95 % des clients HubSpot obtiennent un retour sur investissement positif, avec 76 % des entreprises qui voient des résultats en 4 semaines ou moins. La plateforme ne se contente pas de centraliser vos données. Avec un reporting bien construit dans HubSpot, vous gagnez en visibilité sur vos opportunités, vous identifiez plus rapidement les blocages et vous donnez à vos commerciaux les informations nécessaires pour se concentrer sur les actions qui comptent.
