Organiser et gérer un événement professionnel peut être une tâche ardue pour de nombreux organisateurs. Cependant, avec l’avènement des technologies de pointe, la planification d’un événement est devenue plus facile et plus efficace grâce à une gamme de plateformes événementielles disponibles. Cependant, choisir la meilleure plateforme pour la gestion d’événements professionnels peut être une tâche délicate.
Les événements professionnels peuvent être une expérience inoubliable pour les participants, mais ils peuvent également être un véritable cauchemar pour les organisateurs. Heureusement, il existe une variété d’outils et de services disponibles pour aider à planifier, promouvoir et gérer des événements professionnels.
C’est ce que proposent notamment Invent App, Cvent, Vfair, Soptme et Angage.
1. Invent App
Fort d’un service sur-mesure, Invent App a mis au point plus de 30 modules pour des possibilités infinies. Personnalisable et adaptable à tous types de supports, la solution est disponible à tous moments pour répondre à tous vos besoins.
Guide digital de votre événement :
- Créez un agenda complet
- Groupez les informations essentielles
- Ajoutez des documents, des plans et des informations
Outils d’interactivité :
- Créez des quizz en direct
- Ajoutez un système de questions-réponses
- Créez un fil d’actualité
Gamification de votre événement :
- Engagez votre audience
- Jeux, QR codes, classements et bien plus encore
Outil de satisfaction et de feedback :
- Mesure de la satisfaction globale
- Rapports d’analyse détaillés
- Collecte des résultats en un rapport clair
Networking :
- Module de chat
- Intégration des réseaux sociaux
- Page sponsors
Gestion de l’événement et facilitation en temps réel :
- Check-in grâce à un QR code ou self check-in
- Notifications pour transmettre les informations
Les modules sont très nombreux et tous les aspects de l’organisation d’un événement sont pris en compte, qu’importe la nature ou l’envergure de celui-ci, afin que tout devienne un jeu d’enfant.
2. Cvent
Cvent est une plateforme qui offre une gamme de produits pour planifier et promouvoir vos événements physiques, virtuels et hybrides. En plus d’être un outil de budgétisation et de conformité mais aussi de gestion d’informations recueillis sur site, elle propose également 8 services destinés à engager les participants dont un centre vidéo. Enfin, cette plateforme s’occupe de la recherche de lieux et de fournisseurs pour vos événements corporate.
3. Vfair
Vfair vous offre une plateforme d’événements personnalisable et vous guide dans la création de vos événements virtuels, hybrides, ou en personne. Très complet, l’outil propose des fonctionnalités, pour gérer tous les aspects de votre événement :
Outils d’inscription et de billetterie :
- Sites web personnalisés
- Inscription aux événements et billetterie
- Caractéristiques connexes : constructeur de formulaire, bibliothèque de modèle de site web, réductions et codes promotionnels, intégration de paiement …
Solutions techniques et de badgeage pour les événements sur site :
- Impression de badges et enregistrement
- Mobile Event App & Lead Capture
- Caractéristiques connexes : personnalisation des badges, application mobile de marque, enregistrement facile et sans contact …
Solutions pour les événements virtuels :
- Lobbies virtuels, exposition et avatars
- Webinar, chat et matchmaking
Engagement :
- Questions/réponses
- Salon de réseautage
- Photobooth, etc.
- Caractéristiques connexes : environnement virtuel, gamification des événements, rapports d’événements …
Tous les aspects liés à l’organisation et à la gestion d’un événement, qu’il soit virtuel, ou réel sont pris en charge par Vfair, qui vous accompagne pas à pas pour un événement à couper le souffle.
4. SpotMe
SpotMe propose des packs pour répondre à différents besoins pour toucher vos clients. Tous les packs incluent notamment un support disponible 24/7 et des intégrations. Des services complémentaires sont également proposés comme l’accompagnement des intervenants ou la traduction simultanée. Leurs produits sont dotés de fonctionnalités intégrées comme un suivi et certificats CEU ou un soutien multilingue.
5. Angage
Angage est une plateforme tout-en-un 100% personnalisable pour les événements corporate en physique, en ligne et en hybride. Avec ses +80 fonctionnalités toutes conçues pour booster l’engagement des participants telles que la messagerie, le nuage de mots, les sondages en direct, … Angage crée également vos applications-métier (web et mobile) ou vos sites d’inscriptions. Elle propose aussi des sondages et des Q&A, ainsi que des boitiers de vote physiques. Leurs produits sont conformes RGPD et sont certifiés ISO27001 pour un service PREMIUM et avec un haut niveau de sécurité.
Les caractéristiques clés à rechercher dans une plateforme de gestion d’événements professionnels
Lorsque vous cherchez une plateforme de gestion d’événements professionnels, il est important de prendre en compte plusieurs caractéristiques clés pour vous assurer que vous choisissez la meilleure solution pour votre entreprise.
Tout d’abord, la plateforme doit avoir une interface utilisateur intuitive et facile à utiliser pour éviter toute confusion ou frustration des utilisateurs.
La possibilité de personnaliser la plateforme en fonction des besoins particuliers de votre entreprise est également un facteur important à considérer. Un autre élément crucial à rechercher est la fonction de suivi et de gestion des participants. Une plateforme qui peut gérer facilement le nombre de participants attendus, collecter les informations de contact et suivre leur présence est essentielle pour assurer le bon déroulement de l’événement.
Enfin, la plateforme doit offrir de préférence la capacité de créer une application qui comporte des fonctionnalités de communication en temps réel.
Par exemple, l’application mobile doit pouvoir diffuser des mises à jour en direct pour permettre aux organisateurs de communiquer directement avec les participants en cas de changements de dernière minute ou d’urgence.
Comment évaluer les fonctionnalités de la plateforme pour répondre aux besoins de votre entreprise ?
Vous devez savoir quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs spécifiques.
Par exemple, avez-vous besoin d’une fonctionnalité pour la gestion des inscriptions, pour la vente de billets ou pour le partage de contenu en temps réel ?
Une fois que vous avez identifié ces besoins, vous pouvez rechercher des plateformes événementielles qui offrent ces fonctionnalités. Lorsque vous examinez les différentes options, vous devez également tenir compte des autres aspects tels que la convivialité, la sécurité, les coûts et la compatibilité avec les différents appareils.
Comment intégrer une plateforme de gestion d’événements professionnels dans votre stratégie globale ?
Il est important de tenir compte de vos objectifs marketing, du budget disponible, du nombre de participants et du type d’événement que vous organisez. Une fois que vous avez choisi une plateforme appropriée, assurez-vous que vous pouvez personnaliser l’interface web ou mobile de l’événement pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et de vos participants, y compris la mise en place d’une charte graphique cohérente avec votre marque et la personnalisation des fonctionnalités selon vos besoins.
Avec un choix intelligent et une personnalisation appropriée, votre entreprise peut facilement et efficacement utiliser la technologie pour mieux gérer la planification, la communication et la logistique de vos événements professionnels.
Comment évaluer l’ergonomie et l’interface utilisateur d’une plateforme de gestion d’événements professionnels ?
Pour évaluer l’ergonomie et l’interface utilisateur d’une plateforme de gestion d’événements professionnels, il est important d’examiner plusieurs critères.
Tout d’abord, la navigation doit être intuitive et facile à comprendre, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement les fonctionnalités nécessaires pour organiser un événement.
La plateforme doit également être accessible à tous les utilisateurs, qu’ils soient débutants ou expérimentés en gestion d’événements professionnels. En outre, l’interface utilisateur doit être claire et intuitive, avec des éléments visuels cohérents qui guident l’utilisateur à travers l’interface. Les menus doivent être simples et faciles à parcourir, et la plateforme doit fournir des informations pertinentes de manière claire et concrète.
Enfin, la plateforme doit être facile à personnaliser, avec une utilisation facile et des fonctionnalités flexibles pour répondre aux besoins spécifiques de chaque événement professionnel.
Les outils complémentaires à utiliser avec une plateforme de gestion d’événements professionnels
Les outils complémentaires sont essentiels pour une gestion optimale des événements professionnels. Parmi ces outils, on trouve notamment les logiciels de planification de projet, qui permettent d’élaborer un calendrier détaillé avec des tâches et des échéances précises. Il est également important de disposer d’un système de billetterie en ligne pour faciliter la vente de billets et la gestion des inscriptions, ainsi que d’une plateforme de communication pour communiquer avec les participants et les fournisseurs de services.
Il est également possible d’utiliser des outils de suivi de la performance pour évaluer l’efficacité de la plateforme utilisée. Ces outils permettent notamment de recueillir des données sur le nombre de téléchargements d’une application mobile, par exemple, le taux d’engagement des participants, le temps de réponse, etc.
Quelques conseils pour les professionnels
- Déterminez vos besoins : Avant de choisir une plateforme ou un service, déterminez vos besoins spécifiques en fonction de votre événement.
- Personnalisation : Recherchez des plateformes et des services qui offrent un haut niveau de personnalisation pour s’adapter à l’image de marque de votre entreprise.
- Engagement des participants : Les outils d’engagement des participants tels que les applications mobiles ou les sondages en direct sont essentiels pour maximiser l’expérience de vos participants.
- Support Client : Recherchez des services qui offrent un support client pour répondre à toutes vos questions et préoccupations.
- Conformité : Assurez-vous que les produits et services que vous choisissez sont conformes à toutes les réglementations en matière de confidentialité et de sécurité des données.
En fin de compte, le choix d’une plateforme ou d’un service dépend des besoins spécifiques de votre événement corporate. Cependant, avec une gamme d’outils et de services adéquate à votre disposition, il est plus facile que jamais de planifier, promouvoir et gérer un événement professionnel réussi.
