Choisir le CRM qui accompagnera votre croissance est une décision cruciale pour la structuration de la gestion commerciale, l’optimisation du suivi et la centralisation des données clients. Parmi les solutions les plus en vogue sur le marché, HubSpot fait figure de leader. La plateforme propose notamment une version gratuite particulièrement complète et une offre HubSpot Starter pour les entreprises qui ont besoin de pousser davantage l’automatisation et la personnalisation.
Les 30 premiers jours sont déterminants pour mettre en place de bonnes habitudes et tirer rapidement profit de la plateforme. Et pour y parvenir, il est nécessaire de comprendre quelles sont les fonctionnalités à configurer en priorité. Découvrons le guide pratique qui vous permettra de bien débuter avec HubSpot CRM, que vous ayez opté pour la version gratuite ou pour HubSpot Starter.
Pourquoi choisir HubSpot ?
HubSpot est facile à prendre en main et c’est très certainement le premier facteur à considérer. À l’inverse de certains CRM tortueux, HubSpot centralise rapidement les contacts, les entreprises, les transactions commerciales et les échanges avec les différents prospects.
La version gratuite prend en charge les besoins essentiels de nombreuses TPE, d’indépendants et de jeunes entreprises. De son côté, HubSpot Starter ajoute des fonctionnalités qui permettent de renforcer l’image de marque, d’automatiser différentes tâches et d’améliorer la gestion des équipes commerciales.
Les premières semaines doivent être allouées à créer des fondations solides, une base qui permettra de propulser HubSpot en véritable outil de pilotage commercial.
Les premiers réglages à effectuer sur HubSpot
Avant d’envisager d’importer les données, il est important de commencer par configurer certains paramètres impactants.
En premier lieu, commencez par compléter le profil de votre entreprise dans HubSpot. Définissez les informations de base, les utilisateurs, les rôles et les autorisations d’accès.
Ensuite, intéressez-vous à la personnalisation des propriétés de contact si cela est nécessaire. HubSpot procure des champs standard nombreux, toutefois certaines entreprises peuvent avoir besoin d’informations spécifiques telles qu’un secteur d’activité particulier, un type de clientèle spécifique, ou même une zone géographique atypique.
Ne négligez pas la configuration du fuseau horaire, de la devise et des paramètres de confidentialité afin que HubSpot puisse se référer à un environnement cohérent.
1. Importer les contacts avec succès
Lorsque les premiers réglages sont effectués, il est temps d’importer la base de contacts dans HubSpot. Le CRM accepte les fichiers CSV contenant les principales informations :
- Nom ;
- Prénom ;
- Adresse email ;
- Téléphone ;
- Entreprise ;
- Poste occupé.
Il est préférable de nettoyer le fichier avant l’import : c’est la clé pour éviter les doublons ou les informations incomplètes.
Une fois les données importées, HubSpot est capable de détecter automatiquement certaines correspondances entre les colonnes du fichier et les propriétés existantes.
Cette étape permet de disposer rapidement d’une base de travail exploitable.
2. Organiser son pipeline commercial
Le pipeline de ventes représente l’une des principales fonctionnalités de HubSpot. La version gratuite de HubSpot permet de créer un pipeline composé de différentes étapes, correspondant au cycle commercial de l’entreprise.
Le pipeline peut par exemple reprendre des étapes telles que :
- Nouveau contact ;
- Premier contact ;
- Qualification ;
- Proposition envoyée ;
- Négociation ;
- Gagné ;
- Perdu.
Les transactions peuvent être dirigées d’une étape à l’autre afin d’obtenir une vision limpide de l’activité commerciale. C’est une organisation qui facilite également les prévisions de ventes.
3. Connecter sa messagerie
L’intégration de la messagerie constitue un gain de temps considérable. Il est possible de connecter différentes boîtes mail à HubSpot de sorte qu’il soit possible de :
- Enregistrer automatiquement les échanges ;
- Suivre les conversations avec les prospects ;
- Conserver un historique complet dans chaque fiche contact.
De cette façon, tous disposent d’une vision centralisée des différentes interactions commerciales passées ou en cours.
4. Utiliser les tâches et rappels
Il est préférable d’utiliser très rapidement les tâches de HubSpot. Au cours des 30 premiers jours, chaque commercial peut par exemple créer :
- Des appels à effectuer ;
- Des emails à envoyer ;
- Des rendez-vous ;
- Des relances.
Les rappels évitent d’oublier un prospect et permettent d’améliorer le suivi commercial. C’est une fonctionnalité fréquemment sous-estimée, alors qu’elle contribue directement à la qualité de la relation client.
HubSpot Starter : les fonctionnalités supplémentaires à activer rapidement
Si votre choix se porte sur HubSpot Starter, diverses fonctionnalités méritent d’être activées dès les premières semaines.
1. Personnalisation des formulaires
Les formulaires permettent de récupérer automatiquement les informations des visiteurs sur votre site internet. Avec HubSpot Starter, il devient plus simple de personnaliser leur apparence afin qu’ils s’intègrent parfaitement à l’identité visuelle de l’entreprise.
Grâce aux formulaires, les données collectées alimentent directement le CRM sans aucune ressaisie.
2. Création des emails aux couleurs de votre marque
L’offre HubSpot Starter est une opportunité de mettre en place une personnalisation plus avancée des emails marketing. Il est possible de supprimer certains éléments de branding et d’intégrer pleinement l’utilisation de votre identité graphique.
C’est un bon levier pour renforcer la cohérence de votre communication.
3. Suppression de certaines limitations
HubSpot Starter augmente plusieurs limites présentes dans la version gratuite. C’est le cas notamment sur certains outils marketing ou de gestion des contenus.
Afin de choisir la formule d’abonnement, il est essentiel de mener un audit des besoins de l’entreprise et de comparer attentivement les différentes fonctionnalités.
4. Mise en place des listes de contacts
Les listes représentent une fonctionnalité précieuse de HubSpot. Elles permettent de développer une segmentation automatique des contacts en fonction de différents critères :
- Origine du prospect ;
- Secteur d’activité ;
- Statut commercial ;
- Formulaire rempli ;
- Date de création.
Une bonne segmentation facilite ensuite l’envoi de communications ciblées et le suivi des campagnes.
5. Création de son tableau de bord
Les tableaux de bord procurent une vision synthétique des performances commerciales. À ce titre, il est notamment possible de suivre :
- Le nombre de nouveaux contacts ;
- Les opportunités ouvertes ;
- Le chiffre d’affaires prévisionnel ;
- Les activités menées ;
- Les performances individuelles.
En développant un tableau de bord dès le premier mois, il devient bien plus facile d’adopter rapidement des habitudes de pilotage optimales.
6. Installation des intégrations essentielles
L’écosystème HubSpot offre de multiples intégrations avec des outils tiers. En fonction de l’activité de l’entreprise et de ses besoins, il est possible de connecter :
- Le calendrier ;
- L’outil de visioconférence ;
- Le logiciel de comptabilité ;
- La plateforme d’e-commerce ;
- Le système de gestion documentaire.
Ces connexions limitent les doubles saisies et améliorent la circulation des informations.
7. Formation des utilisateurs
Bien que HubSpot soit réputé pour sa facilité d’utilisation, il est recommandé de consacrer quelques heures à la formation. C’est la clé pour que l’adoption de la plateforme soit plus rapide et plus efficace.
Il est utile de définir des règles communes concernant :
- La création des contacts ;
- La gestion des transactions ;
- Les conventions de nommage ;
- Les tâches ;
- Les notes internes.
C’est cette homogénéité qui garantit une meilleure qualité des données.
Éviter les erreurs fréquentes
Au cours du premier mois, il est fréquent d’observer certaines erreurs, telles que :
- L’importation d’une base de données non nettoyée ;
- La multiplication inutile des propriétés personnalisées ;
- L’absence de renseignement des transactions ;
- L’oubli du suivi précis des activités commerciales ;
- L’absence de segmentation des contacts.
Or, la structuration correcte de HubSpot dès l’origine est une alternative efficace pour éviter de telles difficultés. Il est préférable de prendre son temps pour déployer la solution efficacement et avancer de la façon la plus adaptée avec les équipes.
Exploiter les rapports et préparer la montée en puissance de HubSpot
Dès lors que les principales fonctionnalités sont configurées, il est pertinent de consacrer du temps à l’analyse des données collectées par HubSpot. Même avec une utilisation récente, le CRM collecte très vite des données précieuses sur les contacts, les transactions et les activités réalisées par chaque équipe. Avec de tels indicateurs, il est possible d’identifier les sources de prospects les plus performantes, les étapes du pipeline qui hébergent des opportunités stagnantes, ou les actions commerciales les plus pertinentes.
La mise à jour régulière des fiches contacts n’est pas anodine. Après chaque échange, HubSpot doit être mis à jour. Une base de données fiable facilite la collaboration entre les équipes commerciales, marketing et service client, tout en améliorant la qualité du suivi. Au fur et à mesure du développement de l’entreprise, une telle discipline se transforme en atout pour conserver une vision claire de la relation client.
Pour finir, les premières semaines s’imposent comme la période idéale pour évaluer les besoins futurs. Si certaines limites de la version gratuite apparaissent au fil de l’utilisation, il devient plus simple de déterminer si HubSpot Starter répond aux nouveaux objectifs de l’entreprise. Une approche progressive qui permet d’adopter HubSpot à son rythme, tout en bâtissant des processus solides et évolutifs pour accompagner la croissance de l’activité.
Comment déterminer s’il faut opter pour la version gratuite ou pour HubSpot Starter ?
Le choix est principalement corrélé aux besoins de l’entreprise.
Le CRM gratuit de HubSpot convient pour centraliser les contacts, suivre les opportunités commerciales, mais également pour gérer les activités quotidiennes.
En revanche, HubSpot Starter devient intéressant lorsque l’entreprise souhaite renforcer sa communication, personnaliser davantage son environnement et bénéficier de capacités supplémentaires adaptées à sa croissance.
Quelle que soit la formule retenue, l’objectif des 30 premiers jours reste le même : construire une base de données propre, organiser le pipeline commercial, connecter les outils essentiels et adopter des processus de travail cohérents.
En allouant suffisamment de temps à la phase de mise en place, HubSpot devient rapidement un véritable centre de pilotage pour les équipes commerciales, marketing et service client, capable d’accompagner la croissance de l’entreprise tout en centralisant les informations capitales. Une stratégie payante, puisque 84 % des clients HubSpot rapportent une augmentation du chiffre d’affaires de leur entreprise.
