Comment réussir un évènement hybride ou phygital ? Nos conseils

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Les événements qui se déroulaient principalement en face à face avant la pandémie sont devenus presque exclusivement virtuels. Pour maximiser la portée des événements virtuels et maintenir l’intérêt du public, les organisateurs ont dû faire preuve de créativité. La plupart des évènements professionnels proposent désormais une formule hybride permettant de satisfaire toutes les demandes.

Dans un monde où nous avons été contraints de couper brutalement les interactions sociales, les événements hybrides contribuent à nous réunir les deux mondes du virtuel et du présentiel tout en offrant une grande souplesse de choix pour chaque participant.

De plus en plus d’entreprises créent des événements hybrides – des salons professionnels et des conférences qui permettent d’accueillir des participants en présentiels et à distance. Grâce aux technologies web, les participants virtuels peuvent vivre l’événement de chez eux ou depuis leur bureau.

Des études récentes montrent que les évènements hybrides peuvent même stimuler la participation physique à un événement. Il est donc logique que les organisateurs d’événements de tous bords prennent des mesures pour exploiter ce nouveau format très tendance.

Les clés pour faire de son évènement hybride un succès

Avant de créer votre propre événement phygital, il est utile d’en vivre plusieurs soi-même en tant que participant.  En expérimentant le bon et le mauvais, vous comprendrez mieux les éléments qui fonctionneront le mieux pour votre évènement, car vous aurez appris des succès et des erreurs des autres. En vous plaçant du côté du public, vous aurez une vision claire de ce qui fonctionne bien et de ce qu’il faut éviter.

Il est également important de veiller à impliquer votre public dans l’événement à chaque étape. Profitez des formidables possibilités d’interaction offertes en ligne par des sessions de questions-réponses, en encourageant les commentaires ou en créant par exemple un contenu exclusif pour votre public en ligne.

Enfin, pour intégrer avec succès le digital à votre événement et maximiser son impact, il est indispensable d’investir dans des services de production vidéo professionnels. Grâce à leur expérience, les professionnels de la vidéo vous permettent de satisfaire pleinement les participants virtuels et de prolonger la vie de votre conférence ou salon professionnel bien au-delà de son dernier jour. Chaque session étant désormais automatiquement enregistrée et sauvegardée, ces heures de vidéos pourront être ensuite proposées en replay sur votre site web.

« Concernant les événements virtuels, il faut savoir qu’il y a plusieurs technologies qui existent : vous avez le choix entre le streaming et la visioconférence. Le streaming permet d’avoir un grand nombre de participants. C’est de l’information descendante, c’est-à-dire que votre public n’a pas besoin d’interagir, il ne fait que regarder la vidéo. La visioconférence quant à elle, est conseillée pour des ateliers et workshops, lorsque les participants ont besoin d’intervenir par audio et caméra. Toutefois, il est possible d’avoir de l’interaction en streaming mais cela se fera plutôt par écrit (posez vos questions, le chat, les quiz). » conseille Emmanuel Aires, fondateur d’Invent App, solution d’évènement hybride.

Choisir une plateforme de gestion d’évènement hybride

Bien qu’il existe plusieurs plateformes hybrides de gestion d’événements, certains logiciels sont plus puissants que d’autres. Du processus d’inscription à l’événement lui-même et à la connexion que vous maintenez avec votre public après le jour de l’événement, la bonne plateforme aura la capacité d’attirer davantage le public et les sponsors.

L’analyse de l’événement est un autre domaine dans lequel une plateforme peut apporter une valeur ajoutée aux organisateurs et aux sponsors. Il peut être plus facile d’analyser l’activité des visiteurs avec le suivi des visiteurs virtuels, où vous pouvez suivre exactement l’audience de chaque conférence et les interactions ayant eu lieu.

« Utilisez des outils d’interactivité tout en choisissant ceux qui seront le plus pertinents pour votre événement ou bien cumulez-les. Que ce soit des quiz, des trainings, des chats, des discussions de groupe et/ ou des questions à poser, il faut absolument intégrer des outils d’interactivité au sein de votre événement phygital. Cela va créer de l’interaction et permettra de garder l’attention et l’intérêt de votre public online. » recommande Emmanuel Aires, fondateur d’Invent App, qui propose systématiquement un accompagnement dédié à chaque projet d’évènement.

Voici en résumé nos conseils pour choisir la bonne plateforme d’évènement hybride :

  • Choisissez une plateforme qui offre tout ce dont vous avez besoin, de l’inscription aux analyses, et qui sera le point de contact de votre public avant, pendant et après l’événement.
  • Considérez les plateformes qui vous donnent tous les outils nécessaires pour faire bonne impression sur les participants et les partenaires tout au long du parcours de l’événement.
  • Assurez-vous que la plateforme possède des capacités interactives afin de relier les deux segments d’audience et d’accroître l’engagement.
  • Vérifiez que votre plateforme, à la manière d’Invent App, vous permettra à la fois de proposer un site web intuitif pour consultation sur ordinateur à distance et une application mobile dédiée à l’évènement permettant aux participants en présentiels d’être guidés et renseignés facilement sur place.

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