Quatorze tâches sur votre to-do list un lundi matin à 9 heures. Quarante-sept mails non lus. Un Slack de votre chef pour un livrable attendu jeudi. Et vous, planté devant votre écran, vous êtes incapable de choisir par quoi attaquer.
Personne ne vous a appris à séparer ce qui compte vraiment de ce qui fait juste secondaire dans votre journée. Les cinq méthodes qui suivent ne sont pas nouvelles. Elles tiennent depuis des décennies parce qu’elles répondent toutes à la même question. Sur les quatorze lignes de votre liste, lesquelles méritent que vous y consacriez votre énergie et lesquelles peuvent attendre demain ou disparaître sans que personne ne s’en aperçoive ?
1. La matrice d’Eisenhower, le classique indétrônable
Dwight Eisenhower dirigeait les forces alliées en Europe avant de devenir président des États-Unis. Sa méthode repose sur deux axes. L’urgence et l’importance. Quatre cases en découlent.
- Urgent et important, à traiter immédiatement.
- Important, ce n’est pas urgent donc à planifier.
- Urgent, mais pas important, à déléguer.
- Ni urgent ni important, vous pouvez supprimer.
Cette méthode est assez efficace. Un mail marqué urgent par un fournisseur ne pèse pas forcément sur vos objectifs de la semaine. Vous devez donc vous poser cette question avant de réagir.
2. La méthode ABCDE, le tri en fonction des conséquences
Brian Tracy, expert en productivité, attribue une lettre à toutes les tâches.
- A pour les tâches dont l’absence de réalisation entraîne des conséquences graves.
- B pour celles qui comptent, mais sans urgence vitale.
- C pour celles qu’on aimerait faire sans que personne ne le remarque si on ne le fait pas.
- D correspond à ce qui peut être délégué.
- E pour ce qui mérite d’être éliminé.
À l’intérieur de chacune des catégories, un chiffre affine le classement. A1 passe avant A2. La journée commence donc par les A, jamais par les C.
3. Eat the Frog, la tâche la plus pénible en premier
Mark Twain aurait dit que celui qui doit avaler un crapaud ferait mieux de le faire au réveil. La méthode vous permet d’identifier la tâche la plus difficile ou la plus rebutante de la journée afin de la traiter en premier.
Le rapport trimestriel que vous repoussez depuis vendredi. L’appel au client mécontent. La relecture du contrat de 28 pages. Une fois le crapaud avalé, tout le reste de la journée paraît plus sympathique.
4. MoSCoW, le tri du chef de projet
Must have, Should have, Could have, Won’t have. La méthode MoSCoW découpe les exigences d’un projet en quatre niveaux.
- Ce qui est indispensable à la livraison.
- Ce qui devrait se trouver dans le livrable si le temps le permet.
- Ce qui serait agréable, mais non critique.
- Ce qui ne sera pas fait cette fois-ci.
La méthode fonctionne particulièrement bien en équipe, quand plusieurs personnes doivent s’accorder sur ce qui passe en priorité.
5. La méthode Ivy Lee, six tâches et pas une de plus
Ivy Lee était consultant en productivité au début du XXe siècle. Tous les soirs par exemple, notez les six tâches les plus importantes du lendemain. Classez-les par ordre de priorité. Le lendemain, commencez par la première et ne passez à la deuxième que lorsque la première est terminée.
Les tâches non terminées passent sur la liste du jour suivant. Vous pourrez ainsi mieux organiser votre gestion des tâches.
