Gestion de projet : dans Excel ou avec un outil en ligne ?

La planification et la gestion d’un projet sont d’une grande importance pour atteindre vos objectifs.

La manière de superviser la gestion de projet diffère donc selon les entreprises. En gros, il y a deux façons de procéder : la gestion de projet sous Excel ou l’usage d’un logiciel de gestion de projet.

Vous souhaitez savoir quelle méthode de gestion de projet vous convient le mieux ? Alors lisez la suite pour le découvrir !

Qu’est-ce que la gestion de projet exactement ?

La gestion de projet comprend la manière dont les tâches d’un projet sont préparées, organisées, planifiées et finalement réalisées. Il comprend le travail des chefs de projet, des employés et de toute partie externe.

Les projets sont souvent divisés en plusieurs sous-projets pour des raisons de simplicité et de vue d’ensemble. La gestion de projet est donc également considérée comme une tâche complexe, où la vue d’ensemble peut rapidement être perdue. Un système de gestion de projet est donc essentiel.

Quand gérez-vous des projets dans Excel ?

Comme nous l’avons mentionné précédemment, la manière de gérer un projet diffère selon les personnes. Si le projet est raisonnablement petit et gérable, vous pouvez facilement faire une planification de projet avec Excel. Une simple vue d’ensemble des tâches et des responsabilités est facilement réalisable dans Excel, mais veillez à ce que la présentation du planning soit claire pour toutes les parties (externes) et les employés concernés.

Pour que ce soit efficace, vous devez évidemment maîtriser suffisamment Excel et mettre régulièrement à jour les feuilles avec de nouvelles informations.

Avantages de la gestion de projet dans Excel

Il peut être facile de mettre en place un projet et son calendrier dans Excel. Il existe de nombreux exemples de planification de projet dans Excel et de nombreux articles de blog sur l’importance des différentes phases de projet. Il n’est pas nécessaire de configurer manuellement une mise en page de feuille dans Excel. Et la gestion de projets dans Excel est gratuite ! Chaque ordinateur ou presque dispose d’Excel ou d’un programme similaire tel que Numbers (Apple). Sinon, vous pouvez toujours vous contenter d’une version en ligne telle que Google Spreadsheets (Google Drive).

Vous n’arrivez pas encore à vous débrouiller avec Excel ? Vous pouvez utiliser les différents modèles de planification de projet proposés, les nombreux tutos sur YouTube ou les modèles de projet gratuits pour Excel. Les différents modèles vous permettront de maîtriser rapidement la préparation de vos fiches de gestion de projet.

Inconvénients de la gestion de projet dans Excel

La gestion de projets dans Excel présente également des inconvénients. Dès que la taille et la quantité des projets et des calendriers associés augmentent, vous passerez plus de temps à mettre à jour et à entretenir les feuilles Excel. Bien que l’ensemble du processus, de la création au traitement de l’information, ne soit pas nécessairement très long, il peut devenir une tâche fastidieuse lorsque le nombre de projets augmente. Bien sûr, il s’agit toujours d’un travail manuel.

Si vous souhaitez personnaliser vos feuilles de gestion de projet, vous devrez avoir des connaissances approfondies d’Excel. De plus, la mise à jour et le maintien des informations sur les projets impliquent des erreurs de saisie. Et lorsque vous commettez une erreur de saisie, vous risquez de rendre inutilisable votre feuille de montage contenant des informations.

Et lorsque vous ne savez plus quoi faire, les choses se compliquent : Excel ne dispose pas d’un service d’assistance. Vous devrez donc trouver et trier vous-même toutes les informations en ligne. Un autre inconvénient d’Excel pour la planification de projets est que vous ne pouvez pas le relier à d’autres systèmes afin de synchroniser automatiquement des données. Cela signifie que vous devez transférer les données manuellement lorsque vous utilisez différents systèmes.

Pourquoi choisir un logiciel de gestion de projet ?

Lorsque les projets prennent de l’ampleur, l’administration et les informations relatives au projet en font autant. Si vous préférez ne pas consacrer beaucoup de temps à la mise à jour et au suivi permanents des projets, il est judicieux de choisir un système de gestion de projets. Par rapport à la gestion de projets dans Excel, un système de gestion de projets permet d’automatiser une grande partie du travail.

Avantages des logiciels de gestion de projet

Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de projet, le plus grand avantage est qu’il vous fait gagner beaucoup de temps. Une grande partie de la gestion des projets peut être automatisée. Cela présente l’avantage de réduire le risque d’erreurs de saisie. Vous ne devez pas non plus configurer les feuilles manuellement ; vous pouvez souvent choisir un modèle de projet préétabli. En outre, les logiciels de gestion de projet peuvent souvent être facilement reliés à d’autres logiciels, tels que votre système de courrier électronique et votre calendrier.

Les logiciels de gestion de projet sont souvent des logiciels basés sur le cloud. Cela signifie que le système de gestion de projet est disponible via l’internet et que toutes les informations sont stockées en toute sécurité dans le cloud. Le système n’est donc pas fixé sur un seul ordinateur, mais peut être ouvert sur n’importe quel ordinateur connecté à l’internet.

Vous pouvez également donner facilement accès au système de gestion de projet à plusieurs parties (externes) et employés concernés. De cette manière, ils peuvent également saisir des informations si nécessaire. Souvent, les logiciels de gestion de projet sont également équipés de système de messagerie intégrés, de sorte que la discussion sur une tâche ou une certaine échéance peut avoir lieu rapidement et facilement.

Vous êtes curieux de savoir quels sont les différents logiciels de gestion de projet du marché ? Consultez l’aperçu complet des logiciels de gestion de projet.

Application mobile

Lorsque l’entreprise se développe et, avec elle, le nombre de projets, cela peut signifier que vous êtes plus souvent sur la route. La nécessité de suivre l’évolution des projets en dehors du bureau et éventuellement en dehors des heures de bureau augmente également. De nombreux systèmes de gestion de projets sont donc également équipés d’une application mobile. Cela vous permet de gérer les projets à tout moment et en tout lieu, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.

Inconvénients des logiciels de gestion de projet

Par rapport à la gestion de projet dans Excel, un progiciel n’est pas gratuit. Vous utilisez un service en ligne pour lequel vous payez un certain montant par mois. Cependant, le progiciel est souvent résiliable sur une base mensuelle.

Et précisément parce que vous utilisez un service en nuage, vous êtes souvent tributaire d’une connexion internet fonctionnelle (et stable). Si vous n’avez pas de connexion, dans de nombreux cas, vous ne pouvez pas accéder aux informations relatives à votre projet. Il arrive qu’un logiciel propose une option hors ligne, mais dans ce cas, vous ne pouvez souvent que consulter les informations relatives au projet et ne pouvez rien mettre à jour.

Planification de projets dans Excel ou avec un logiciel ?

Le nombre et la taille des projets peuvent varier énormément d’une entreprise à l’autre. Heureusement, il existe un moyen adapté à chaque entrepreneur pour gérer les projets. Si vous n’avez que quelques (petits) projets et que vous avez suffisamment de connaissances d’Excel, vous pouvez facilement gérer des projets dans Excel. Même si vous venez de commencer à gérer des projets et que vous souhaitez garder un œil sur vos dépenses, l’administration de projets dans Excel est une excellente solution gratuite.

Si vous n’avez pas une grande connaissance d’Excel, mais que vous avez un grand nombre de projets en cours, un système de gestion de projet est l’outil idéal pour vous aider. Même si vous avez des doutes, il existe une solution : vous pouvez souvent essayer gratuitement un logiciel de gestion de projet pour voir s’il vous plaît et si l’investissement en vaut la peine.

Comment adopter la meilleure stratégie de test fonctionnel ?

Avant la livraison d’un projet à un client, la phase de test est une étape cruciale pour la satisfaction client. En effet, une erreur souvent commise est de livrer son client trop tôt, sans avoir bien vérifier les fonctionnalités du projet livré. Ainsi, dans le cadre d’une application, il est important de vérifier l’ensemble des modules et leur fonctionnement. Pour cela, vous avez le choix. Dans ce paragraphe, nous allons vous dévoiler une astuce pour implémenter une stratégie de test agile avec le logiciel Scapin.

S’agissant de ce dernier logiciel, il permet la mise en place d’une démarche assurant une qualité aux entreprises. En effet, en l’utilisant vous pourrez définir la stratégie que vous souhaitez pour la phase de test de votre projet avant sa livraison au client. Pour cela, Scapin permet de faciliter la collaboration entre les différents membres de votre équipe afin que cette phase se déroule de la manière la plus optimale possible.

Bien sûr, vous pourriez gérer par vous-même cette phase de test fonctionnel, cependant le risque principal est une livraison prématurée du projet et donc un échec du lancement de votre projet.