Comment faire un entretien annuel d’évaluation en 5 étapes ?

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Non obligatoire — sauf indication contraire de la convention collective —, l’entretien annuel d’évaluation est un outil de pilotage RH puissant, qui permet d’aider au développement de la carrière des collaborateurs, mais aussi à améliorer le fonctionnement de l’entreprise.

Voici les étapes pour mener à bien l’entretien individuel annuel et en tirer le meilleur parti.

Cela va de soi : mieux vaut respecter la loi pour que l’entretien annuel ne tourne pas au désastre ! Voici quelques points à prendre en considération :

  • Il s’agit d’un droit de l’employeur à évaluer ses employés, auquel le salarié convoqué est obligé de se présenter.
  • Comme son nom ne l’indique pas, l’entretien annuel peut avoir lieu tous les 6 mois, tous les ans, ou tous les 2 ans.
  • Il doit respecter les libertés individuelles, et les sujets liés à la vie personnelle sont proscrits.
  • Le salarié doit avoir la possibilité de se préparer et être informé des techniques d’évaluation utilisées.
  • Toutes les informations doivent rester confidentielles.
  • Le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) et le Comité d’Entreprise (CE) doivent être informés de la tenue de ces entretiens.
  • La présence du manager direct est nécessaire.

Préparer le questionnaire d’évaluation

L’entretien annuel individuel doit utiliser un support d’évaluation sous forme de fiche ou de grille, qui doit être communiqué au préalable au responsable et au salarié.

Ce questionnaire doit reprendre des informations comme la fiche de poste et la formation du salarié, mais aussi aborder les points forts et les points faibles identifiés.

Aborder aussi bien le passé que l’avenir

Une erreur commune lors d’un entretien annuel individuel est de se centrer sur le bilan des missions et objectifs passés, ainsi que les ressources mises à disposition et leur utilisation. C’est effectivement nécessaire, mais il ne s’agit que de la moitié de l’entretien.

Les objectifs à venir, qu’ils soient individuels ou collectifs, doivent aussi être abordés afin de s’assurer que tout le monde souhaite avancer dans la même direction.

C’est aussi le moment idéal pour discuter des possibles améliorations à mettre en place et des formations les plus intéressantes à suivre, mais aussi pour aborder d’éventuels nouveaux choix professionnels.

Informer, écouter, communiquer

L’entretien d’évaluation est souvent vu comme un test par les employés, qui peuvent être stressés à l’idée de ne pas « réussir l’examen » et d’en subir les conséquences… Ce n’est pas le but de l’entretien annuel, qui doit être un moment d’échange, et les équipes RH doivent transmettre ceci aux salariés.

Ceux-ci doivent savoir qu’ils ont la possibilité d’exprimer leur opinion sans risque, et qu’il ne s’agit en aucun cas d’une épreuve qui risque de les pénaliser.

Un bon entretien d’évaluation ne doit en aucun cas tourner au lynchage qui ne fait que pointer les manques et les échecs, mais doit permettre une communication constructive.

Terminer le processus

Près de la moitié des entretiens annuels ne donnent lieu à aucun compte-rendu, et sont donc pour ainsi dire inutiles.

Le responsable se doit d’établir un rapport d’entretien dans lequel l’évaluation et les points discutés sont dûment notés. Ce compte-rendu doit être lu et signé par le salarié, avant d’être transmis aux RH, qui procéderont à une analyse complète des différents rapports d’entretien.

Ceci permet d’avoir un suivi correct, essentiel pour que l’entretien annuel individuel soit utile à la fois aux employés et à l’entreprise !

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