Actuellement, faire le choix de piloter son activité commerciale sans un dashboard digne de ce nom, c’est, au sens littéral du terme, prendre des décisions quasiment à l’aveugle. C’est un risque majeur pour la pérennité de votre business. Encore trop souvent, des situations vécues en entreprise laissent apparaître des faiblesses trop évidentes. Qu’il s’agisse de chiffres éparpillés dans des fichiers Excel, de rapports produits à la main, de métriques non formatées et inutilisables, le quotidien des équipes commerciales peut rapidement se transformer en véritable casse-tête et ruiner toute l’énergie investie. La remise à plat de tout cela n’est pas insurmontable et construire un outil de pilotage vraiment efficace ne nécessite pas de grands délais de configuration ni de technicité avancée. Avant toute chose, il faut poser des bases rigoureuses et pertinentes, déterminer des indicateurs pertinents et faire alliance avec une plateforme taillée pour relever ce défi.
Les fondations d’un tableau de bord commercial efficace
La première étape est claire : poser les bases liées à ce futur tableau de bord. Pour vous aider dans cette étape fondatrice, il est important de répondre à une question essentielle : à qui ce tableau de bord est-il destiné ? Ne pas prendre en compte cet aspect essentiel est une erreur fréquente qui est coûteuse puisque l’on finance un outil que personne n’utilise.
Un bon tableau de bord doit pouvoir se reposer sur trois piliers essentiels. Tout d’abord, c’est une question de fiabilité des données initiales. Si, par exemple, vos données saisies dans le CRM sont incomplètes ou incohérentes, vous pouvez avoir le meilleur dashboard du monde, les résultats produits seront inexploitables. Le second pilier à prendre en compte pour la robustesse de votre tableau de bord est une sélection minutieuse des indicateurs observés. Optez pour la stratégie de la rationalisation. Moins on en affiche, mieux c’est. Une stratégie qui demande d’être structurellement pensée en amont. Enfin, le dernier pilier est relatif à la régularité avec laquelle vous allez utiliser votre outil. Si vous ne l’ouvrez jamais ou si vous ne le consultez qu’épisodiquement, les données fournies perdront en intérêt et le pilotage que vous pourriez faire avec lui deviendra inopérant. La consultation de son tableau doit s’inscrire dans une sorte de routine de travail.
Quels indicateurs intégrer dans un tableau de bord opérationnel ?
Comme on l’évoquait, il faut savoir se limiter aux indicateurs à intégrer dans son tableau de bord. Cinq à sept suffisent pour effectuer un pilotage commercial efficace au quotidien sans tomber dans une forme d’infobésité de statistiques. En vous rationnant quant au nombre d’indicateurs, vous aiguisez vos décisions, qui sont plus éclairées et moins lentes du fait de l’analyse de multiples indicateurs. Voici quelques métriques incontournables à prendre en compte :
- Le volume d’opportunités en cours dans le pipeline et leur répartition par étape du cycle de vente pour équilibrer les ressources à allouer à leur closing
- Le chiffre d’affaires prévisionnel du mois ou du trimestre, accessible via un outil de prévision des ventes qui vous indique si votre stratégie répond efficacement à vos objectifs
- Le taux de conversion entre chaque étape du pipeline pour en évaluer son efficacité et ses éventuels ajustements
- Le nombre d’activités réalisées par commercial (appels, emails, réunions) permettant de rééquilibrer l’activité globale de vos équipes
- La durée moyenne du cycle de vente ainsi que l’analyse des écarts observés par rapport aux objectifs initiaux
- La vélocité du pipeline qui permet de mesurer de quelle manière les opportunités progressent facilement ou avec difficulté vers la signature
Ces indicateurs de performance “statutaires” permettent de donner une lecture immédiate et profonde de la santé commerciale et d’identifier les éventuels points de friction dans votre conversion de façon à apporter les correctifs adéquats.
Comment HubSpot centralise les données pour un pilotage fiable
Les données préliminaires qui vont nourrir votre tableau de bord sont le cœur d’un outil opérant et efficace. Leur recueil, leur traitement, leur formatage deviennent dès lors une étape essentielle pour la constitution d’un outil de qualité. C’est à cette clé-là qu’intervient HubSpot qui offre une compétence clé, celle de regrouper l’ensemble des interactions commerciales au sein d’un seul et même écosystème unifié. Ce regroupement assure que les indicateurs finaux affichés grâce à ces données reflètent avec fidélité votre réalité business. En adoptant cette nouvelle méthodologie, vous dites adieu aux exports manuels et autres doublons entre plusieurs versions de fichiers.
Outre ce regroupement, HubSpot met en avant la personnalisation de ces tableaux de bord. Tout ceci est réalisable directement depuis la plateforme et ce sans faire appel à des outils tiers. Cette personnalisation par profil permet à chacun d’avoir sa propre vue calibrée. Ainsi, chacun travaille sur une même base de données à l’origine, ce qui garantit la robustesse de l’ensemble et évite des débats stériles à propos de chiffres contradictoires.
Cette structuration des tableaux de bord unifiés porte ses fruits. Selon une étude menée auprès des utilisateurs de la plateforme, 82 % d’entre eux estiment que le Sales Hub de HubSpot améliore la centralisation et l’accessibilité à des données unifiées, ce qui permet de créer une source unique fiable pour l’ensemble des collaborateurs. L’avantage n’est pas interne en changeant la manière dont les équipes pilotent leur activité quotidienne. De cette manière, on demeure plus agile et réactif aux changements des comportements des clients et du marché.
Au-delà des chiffres, ce sont les exemples qui parlent d’eux-mêmes. Agicap, spécialiste de la gestion de trésorerie, a pu atteindre un taux d’adoption du CRM HubSpot de 100 % par ses équipes commerciales, le tout coupé avec une hausse de 20% du taux de vélocité observé. Un résultat sans équivoque qui traduit directement le lien entre la qualité des données initiales fournies et la robustesse des indicateurs du tableau de bord.
Construire son tableau de bord étape par étape
Voici de façon très concrète la manière de mettre en place un outil de pilotage opérationnel avec HubSpot :
- Définir les objectifs commerciaux à suivre : à vous de les choisir, mais ils sont essentiels avant de lancer la suite.
- Faites le choix entre les rapports accessibles directement depuis la bibliothèque HubSpot ou bien optez pour des rapports personnalisés adaptés à toutes vos contraintes et spécificités via le reporting commercial.
- Organiser les widgets sur le tableau de bord pour gagner en clarté dans la consultation de votre dashboard. Une méthode simple consiste à placer vos indicateurs les plus critiques en haut de votre tableau pour une lecture immédiate dès l’ouverture de celui-ci.
- Miser sur la configuration des filtres selon différents critères tels que la période, un commercial en particulier ou bien par regroupement d’équipes de manière à faciliter les analyses comparatives et identifier les points d’amélioration.
- Faire de votre tableau de bord un outil partagé auprès des collaborateurs indiqués et en définir un rituel de consultation autour de points hebdomadaires pour partager l’information et en produire des actions concrètes.
- Ne pas figer les rapports dans le temps et les amener à évoluer afin de garantir la pertinence de l’outil en fonction de l’ensemble des paramètres mouvants (business, sociétaux, comportementaux, etc.).
HubSpot complète ses fonctionnalités grâce à la data visualisation avancée qui transforme des données brutes en graphiques limpides, compréhensibles et adaptés à chaque situation (présentation d’équipe, rapport, communication BtoB, etc.). L’ensemble de ces éléments est personnalisable par l’intermédiaire de modèles prêts à l’emploi. Pour démarrer sans délai l’exploration par vous-même de cette nouvelle dimension des tableaux de bord, vous pouvez créer un compte gratuit sur HubSpot.
Rendre son tableau de bord actionnable
Un tableau de bord, aussi pertinent soit-il, n’est pas une finalité, c’est le début de quelque chose. Sa valeur réelle va reposer sur les décisions qu’il va permettre de prendre. Ainsi, pour qu’il soit pleinement efficace, il convient de positionner pour chaque indicateur un seuil d’alerte qui va vous permettre de focaliser votre vigilance sur les points qui nécessitent votre expertise. Prenons l’exemple d’un nombre de nouvelles opportunités créées inférieur au seuil indiqué. Dans ce cas, par exemple, une action peut être enclenchée pour relancer la prospection.
HubSpot facilite cette agilité et cette réactivité en offrant la possibilité de créer des alertes et des tâches automatiques, et ce dès lors qu’un indicateur passe en dessous d’un seuil défini à l’avance.
FAQ
Quelle est la différence entre un tableau de bord commercial et un rapport de ventes ?
Un rapport de ventes est un document de synthèse qui est réalisé à intervalles fixes et fait état d’une situation passée. Le tableau de bord, quant à lui, offre une vision en temps réel de l’activité à l’instant t. Via HubSpot, vous avez accès aux deux outils, qu’il s’agisse des rapports de vente rétrospectifs ou bien des tableaux de bord pour le pilotage en temps réel.
Combien d’indicateurs faut-il intégrer dans un tableau de bord commercial ?
Cinq à huit indicateurs clés sont généralement suffisants pour un pilotage efficace qui ne se perd pas dans des indicateurs secondaires. Si vous en éprouvez le besoin, misez sur plusieurs tableaux de bord selon les profils de vos collaborateurs impliqués.
HubSpot peut-il être utilisé pour piloter des équipes commerciales de taille importante ?
Oui. HubSpot est conçu pour s’adapter à toutes les tailles d’organisations. La plateforme s’adapte et offre la possibilité de segmenter ses dashboards par équipe, type de produit ou encore secteur géographique. La configuration de l’outil permet de donner des droits spécifiques à chaque utilisateur afin qu’il ne puisse avoir accès qu’aux données dont il a réellement besoin.
Faut-il des compétences techniques spécifiques pour créer un tableau de bord dans HubSpot ?
Non. La création des dashboards dans HubSpot est facilitée grâce à une interface de type glisser-déposer directement disponible pour tous les profils. La mise à disposition d’une bibliothèque de templates de rapports vous permet de couvrir la majorité des usages couramment observés.
Comment s’assurer que les commerciaux utilisent vraiment le tableau de bord ?
L’adoption doit être mise en perspective au travers de trois leviers spécifiques : l’implication des commerciaux dans la structuration des tableaux de bord, l’usage de ces dashboards au cœur des rituels de l’entreprise et enfin veiller à une accessibilité au quotidien au travers des appareils utilisés, y compris via l’application mobile HubSpot.
