Comment bien gérer ses notes de frais : les règles et astuces !

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Si vous souhaitez identifier les plus fréquents écueils que vous rencontrez dans la gestion de vos notes de frais ? Vous voulez améliorer votre gestion des notes de frais et faciliter votre quotidien ? Il vous faut donc absolument automatiser et numériser ce processus grâce à des outils pour faciliter votre quotidien. Découvrez dans cet article les quelques astuces et règles qui vous permettront de gérer au mieux vos notes de frais. Cela vous permettra de maîtriser vos dépenses pour réduire ainsi les coûts de votre gestion administrative et carte d’entreprise.

N°1 : Ajuster sa politique de frais grâce à l’étude des dépenses

D’une manière générale, un collaborateur représente 460 euros de frais mensuels. Notez néanmoins que ce montant peut varier en fonction du secteur d’activité. Pour réduire vos frais, il va vous falloir étudier les dépenses de l’année précédente et effectuer une moyenne en fonction des secteurs d’activités ainsi que les types de frais. C’est en effectuant cette veille des dépenses que vous serez en mesure d’identifier quels sont les excès que vous devez corriger ainsi que les postes de dépenses auxquels vous devez faire attention. Pour vous aider dans vos démarches, vous pouvez vous aider d’un logiciel de gestion de note de frais.

N°2 : Réduisez astucieusement les coûts des repas

Ne craignez pas de frustrer vos salariés en baissant le prix des repas. Faites simplement en sorte qu’ils ne s’en rendent pas compte. Vous devriez pouvoir vous en sortir avec une moyenne de 16 euros par repas par collaborateur et 26 euros lorsqu’il s’agit d’un déjeuner d’affaires. Il est important de limiter et de plafonner les coûts des repas pour gérer au mieux ses notes de frais, dans le cadre de la gestion de votre carte d’entreprise. 

N°3 : Profitez de la récupération de TVA pour économiser 

Avez-vous déjà entendu parler de pas possibilité de récupérer la TVA ? La TVA récupérable est le montant de TVA qu’une entreprise assujettie à la TVA peut récupérer. Après calcul de cette déduction, l’entreprise ne verse à l’État que la TVA nette, c’est-à-dire la différence entre la TVA perçue et la TVA déductible. La moitié des frais de mission et coûts des repas de mission est éligible à cette récupération, ce qui représente un montant considérable si on fait le calcul. Vous pouvez également récupérer la TVA sur vos repas d’affaires. 

N°4 : 135 € par an et par salarié avec l’URSSAF

Pensez à bien régulariser les titres restaurants de vos salariés lors des déclarations de déjeuners en notes de frais via la carte d’entreprise. Avec un meilleur logiciel de gestion de note de frais, vous pourrez vous assurer de ne pas financer 2 fois un repas en tant qu’employeur. Lorsque vous recevez des titres restaurants en trop, vous pouvez en retenir la part patronale sur la fiche de paie ou l’ôter sur la prochaine souche qui sera octroyée au salarié. 

N°5 : Pensez à la dématérialisation de vos justificatifs de frais et dépenses de la carte d’entreprise

Avec les meilleurs logiciels de gestion de note de frais, vous pourrez passer aux justificatifs numériques de notes de frais, ce qui simplifiera grandement votre travail. Notez que ces pièces numériques ont la même valeur que la version papier. Pensez simplement à respecter quelques conditions au moment de la numérisation : 

  •   Il faut que l’enregistrement se fasse au format PDF, 
  •  Avec une signature électronique,
  • Et un mode d’archivage disponible pendant 6 ans. 

N°6 :  Misez sur des moyens de paiement plus performants

Toujours avec l’aide du meilleur logiciel de note de frais, pensez à équiper vos collaborateurs nomades et ceux qui partent souvent en mission d’une carte d’entreprise de paiement. Oubliez les cartes bancaires à débit société et misez sur des cartes plafonnées ou dont les sommes en sus seraient considérées comme des avances sur salaire. 

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