Entreprises : ces documents à ne pas mettre au placard

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Que l’on parle de la création ou de la gestion d’une micro-entreprise, certains documents sont indispensables et ne doivent jamais être rangés bien loin. Extrait Kbis ou encore statuts, on vous propose de faire le point sur ces éléments indispensables pour une entreprise, quelle que soit sa taille.

Les statuts de la société

Premier document à toujours avoir près de soi lorsqu’on dirige une PME, les statuts. Ils comprennent l’ensemble des droits et des obligations juridiques liant les associés entre eux. Le statut d’une PME ou micro-entreprise est déposé au greffe du Tribunal de commerce le plus proche. Il fournit des informations sur les caractéristiques de l’entreprise, par exemple sa raison sociale ou encore l’adresse de son siège, mais aussi sur les apports des associés et le capital social.

Les statuts servent à organiser le fonctionnement d’une PME et définissent les règles qui régissent les rapports avec des personnes extérieures, mais aussi les collaborateurs. À noter que, même si une société n’est pas encore immatriculée, le fait de signer les statuts permet de considérer qu’elle est constituée. Elle est alors considérée comme « en formation ».

L’extrait Kbis

Le second document indispensable à toute PME ou micro-entreprise est l’extrait Kbis. Il regroupe toutes les informations essentielles qu’une société doit déclarer et atteste de son existence juridique. Il s’agit en quelque sorte de la carte d’identité d’une entreprise. L’extrait K est consultable par tout un chacun et permet de prendre connaissance de multiples informations, à l’exemple de :

  • Nom du greffe d’immatriculation.
  • Numéro SIREN.
  • Forme juridique de la société.
  • Adresse du siège social et du principal établissement.
  • Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.

Lorsqu’il doit être fourni, par exemple pour l’ouverture d’un compte bancaire, ce document doit dater de moins de trois mois. Il est possible d’obtenir un extrait K ou Kbis via le greffe du Tribunal de commerce, mais aussi par Internet directement.

Les contrats de travail

Bien sûr, il est important de garder à proximité les contrats de travail de ses employés lorsqu’on dirige une société. Ce document permet de prouver qu’un salarié s’est engagé à travailler pour une société et sous la direction d’un employeur, en contrepartie d’une rémunération. Un contrat de travail peut avoir de multiples formes, à l’exemple du CDI ou du contrat d’intérim. Il permet de poser certaines obligations, qui pourront être mises en avant en cas de litige avec un employé. Et dans le cas où les conditions d’emploi évolueraient, il serait alors indispensable de procéder à une modification d’un contrat de travail.

Les assignations

Enfin, l’assignation en justice. Cet acte permet à un demandeur de citer un concurrent à comparaître devant un tribunal, dans l’objectif de l’intenter un procès. Il présente l’objet du litige et détaille aussi les éléments de fait et de droit à l’origine des revendications du demandeur. Il faut savoir que ce type de requête peut être formulé conjointement par les parties. Mais pour être valable d’un point de vue juridique, l’assignation doit être établie et remise par un huissier de justice.

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