Automatiser sans perdre la touche humaine ?
Quand une équipe marketing s’appuie encore sur des processus manuels, elle consacre souvent de nombreuses heures à réaliser des tâches répétitives. Cela peut concerner des envois d’e-mails, des relances de clients, ou encore des notifications internes… autant d’actions nécessaires mais qui restent très chronophages.
Passer à un workflow automatisé n’est pas seulement une question d’efficacité, mais c’est surtout une transformation de la manière dont l’entreprise interagit avec ses leads, ses clients et même avec ses propres équipes. Avec HubSpot, cette transition devient à la fois fluide, visuelle et désormais alimentée par l’intelligence artificielle.
HubSpot : l’automatisation marketing repensée
Afin de s’adapter aux récentes mutations du marché, HubSpot a justement conçu un logiciel de workflows alimenté par l’IA qui permet d’automatiser les processus marketing, commerciaux et de service client. Avec cet outil, l’objectif de la plateforme est de pouvoir libérer les équipes des tâches répétitives, tout en améliorant au passage la cohérence et la réactivité des campagnes.
En termes d’usage, l’outil se distingue par son éditeur très facile à prendre en main, avec un environnement visuel dans lequel chaque action, condition ou déclencheur peut se mettre en place comme une brique logique. Avec de simples actions de glisser-déposer, les marketeurs peuvent ainsi construire un workflow à partir de zéro ou s’appuyer sur l’un des nombreux modèles proposés par HubSpot, adaptés à différents objectifs. Cela peut aussi bien concerner le nurturing, que le suivi de lead, la conversion, la fidélisation, ou bien la réactivation.
Cette flexibilité explique d’ailleurs la raison pour laquelle 83% des clients HubSpot estiment que cette plateforme arrive à unifier efficacement toutes leurs données marketing et commerciales en un seul espace.
Pour s’en rendre compte, il suffit de créer un compte gratuit HubSpot, où l’on constate qu’en combinant CRM, automatisation et IA, HubSpot est un allié de taille pour transformer la gestion des campagnes en un système auto-apprenant.
Comprendre le fonctionnement d’un workflow HubSpot
Un workflow, ou « flux automatisé », est une séquence d’actions déclenchées selon des critères définis. Ces actions peuvent concerner des contacts, des entreprises, des transactions, des devis, des tickets de support ou même des objets personnalisés.
A ce titre, HubSpot propose plusieurs types de workflows :
- Basés sur des filtres ou événements pour déclencher une action lorsqu’un contact s’inscrit à une newsletter, remplit un formulaire ou atteint un certain score de lead
- Basés sur un calendrier pour automatiser des campagnes à date fixe, comme une série d’e-mails avant un salon
- Basés sur des webhooks pour connecter HubSpot à des outils externes et synchroniser des actions inter-applicatives
Chaque workflow suit une logique claire comme une inscription, un déclencheur, une action, une validation, et mise à jour du CRM.
L’intégration native au CRM HubSpot garantit que chaque interaction alimente automatiquement la fiche contact, sans duplication ni perte d’information.
Par exemple, lorsqu’un prospect télécharge un livre blanc, le workflow peut envoyer un e-mail de remerciement, attendre deux jours, puis proposer une démonstration. Si le contact interagit à nouveau, une notification est alors envoyée au commercial associé.
L’IA au service de l’automatisation dans HubSpot
HubSpot ne se contente pas d’exécuter des scénarios : son intelligence artificielle suggère des déclencheurs pertinents et propose des actions automatiques selon le comportement du contact.
L’intelligence artificielle intervient à plusieurs niveaux :
- Génération de déclencheurs dynamiques : HubSpot identifie les moments opportuns pour inscrire un contact dans un workflow
- Création assistée de messages : Les e-mails automatiques peuvent être rédigés avec l’aide de l’IA pour correspondre au ton de l’entreprise et au contexte du prospect
- Optimisation continue : Les performances sont analysées sur 90 jours, et HubSpot suggère ensuite des ajustements de séquences ou de délais
Selon les données analysées par HubSpot, les utilisateurs qui exploitent les fonctionnalités d’IA réduisent de 65% le temps de clôture des ventes, et augmentent au passage la réactivité de leurs campagnes.
Comment concevoir votre premier workflow dans HubSpot ?
Pour créer un workflow dans HubSpot, il vous se fait en quelques étapes simples :
- Rendez-vous dans Automatisation > Workflows dans le portail HubSpot
- Cliquez sur Créer un workflow, puis choisissez « À partir de zéro » pour un scénario sur mesure ou « À partir d’un modèle » pour commencer avec un workflow déjà défini
- Définissez les critères d’inscription, comme par exemple, un contact qui atteint un certain score de lead ou qui a visité une page de votre site
- Ajoutez les actions comme l’envoi d’e-mails, la création de tâches pour un commercial, la mise à jour d’une propriété CRM, ou encore l’ajout à une liste dynamique
- Testez et activez le workflow après vérification
Par ailleurs, grâce à la mini-carte interactive, vous pouvez même visualiser l’architecture complète du flux, ce qui reste un atout considérable pour les équipes nombreuses ou qui gèrent plusieurs services.
Intégrer HubSpot avec d’autres outils pour une automatisation plus complète
L’un des points forts de HubSpot concernant l’automatisation réside également dans sa connectivité. En effet, les workflows peuvent interagir avec plus de 1 500 applications via le Marketplace HubSpot, comme Asana, Slack, Google Sheets, Zoom, ou encore Typeform.
Parmi les nombreux exemples d’usages, on peut citer :
- La création automatique d’une tâche dans Asana dès qu’un lead devient une opportunité
- La notification une équipe sur Slack lorsqu’un devis est signé
- L’ajouter d’une ligne dans Google Sheets pour le reporting mensuel des leads entrants
L’intégration native entre le Sales Hub et le Marketing Hub permet aussi d’harmoniser les actions. Par exemple, quand un contact franchit une étape du tunnel de conversion, le workflow peut attribuer automatiquement le lead à un commercial spécifique, mettre à jour le pipeline, et finalement informer le manager.
Cette interconnexion se traduit par un impact mesurable, si bien que les clients HubSpot utilisant plusieurs hubs constatent un taux de clôture d’affaires 5 fois supérieur à ceux qui n’en utilisent qu’un seul.
Suivre et analyser les performances des workflows HubSpot
Une fois activés, les workflows HubSpot génèrent des tableaux de bord détaillés, avec le taux d’inscription, le taux d’ouverture d’e-mails, le taux de clic, le temps moyen avant conversion, et d’autres indicateurs.
Quand ils sont analysés, ces indicateurs permettent de :
- Comprendre les points de friction des prospects et des clients, comme des délais trop longs ou des e-mails ignorés
- Ajuster les conditions d’entrée ou les délais d’attente en fonction de la situation
- Comparer la performance entre plusieurs workflows similaires
- Mesurer l’impact sur le chiffre d’affaires, notamment grâce à l’intégration CRM
Tout cela permet aux équipes marketing et commerciales d’avoir une vue unifiée de leurs actions. D’ailleurs, 82% des utilisateurs du Sales Hub affirment que HubSpot améliore la centralisation des données. et fournit une source unique de vérité pour le reporting.
Zoom sur les bonnes pratiques pour un workflow HubSpot performant
Si vous n’avez encore jamais eu l’occasion de mettre en place un workflow, voici les bonnes pratiques à respecter pour un workflow efficace :
- Définir un objectif précis : chaque workflow doit répondre à une finalité mesurable comme une conversion, la fidélisation, ou un réengagement
- Segmenter finement les audiences : utilisez les filtres HubSpot pour adresser des messages réellement personnalisés
- Automatiser avec discernement : évitez la sur-sollicitation, d’autant plus que HubSpot permet de définir des délais minimums entre deux e-mails
- Tester avant activation : simulez le parcours d’un contact pour vérifier la cohérence des actions
- Évaluer régulièrement les performances : ajustez les workflows selon les résultats observés
Cette démarche d’amélioration continue fait d’ailleurs écho à la philosophie HubSpot : mesurer, ajuster, personnaliser.
Quels sont les bénéfices concrets des workflows automatisés de HubSpot ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, passer d’un flux marketing manuel à un workflow automatisé via HubSpot ne profitent pas qu’aux équipes marketing.
Par exemple, les équipes commerciales gagnent aussi du temps grâce à l’attribution automatique des leads, et avec la création de tâches contextuelles. Le service client, de son côté, peut aussi automatiser le traitement des tickets entrants, afin de pouvoir réduire leur temps de résolution et l’amélioration du suivi.
Enfin, même les postes de direction disposent de rapports consolidés via ces workflows automatisés, sans avoir besoin de manipuler de nombreux fichiers.
Ce n’est d’ailleurs pas un hasard si, d’après les données de la plateforme, 95% des clients HubSpot obtiennent un retour sur investissement positif, et 76% voient des résultats en moins de 4 semaines. Selon les témoignages des clients de la plateforme, le Sales Hub améliorerait la productivité en moins d’un mois pour 82% des utilisateurs, et le Service Hub accélérerait la résolution des tickets dans 65% des cas.
Ces chiffres, en plus d’être significatifs, traduisent une réalité aujourd’hui : automatiser ne déshumanise pas, mais peut rendre chaque interaction encore plus pertinente.
Comment passer de la théorie à la pratique pour automatiser votre flux marketing manuel ?
Si vous n’êtes pas encore familier avec le sujet, l’automatisation peut intimider au départ, surtout lorsqu’une organisation a longtemps fonctionné sur des processus manuels.
Néanmoins, HubSpot a justement conçu un environnement qui accompagne la montée en compétence de chacun, que ce soit à travers des tutoriels intégrés, des modèles prêts à l’emploi, des suggestions grâce à l’IA, ainsi qu’un support communautaire très actif.
Commencer avec un seul et unique workflow permet également d’expérimenter sans risque, et permet aux équipes de réaliser progressivement le potentiel de cette logique automatisée…
