Déléguer la gestion de son accueil téléphonique à une entreprise externe peut faire peur. Les appels seront-ils correctement pris ? Est-ce que les clients ou les patients seront satisfaits de la qualité des appels ? L’image professionnelle de mon entreprise sera-t-elle impactée ? En réalité, un accueil téléphonique externalisé présente de nombreux avantages. En voici 5.
Se concentrer sur des tâches stratégiques
En externalisant votre accueil téléphonique, vous ne devrez plus vous occuper de cette partie du travail particulièrement chronophage. L’équipe chargée de recevoir vos appels est formée pour cela et elle s’occupe de tout. Vous pouvez alors mobiliser votre temps et votre énergie sur des tâches stratégiques.
Dans certains cas, il est même possible de déléguer davantage de tâches que la simple réception des appels. Par exemple, certaines entreprises spécialisées dans le domaine proposent de prendre aussi en charge la prise de rendez-vous.
Elargir les horaires de réponse téléphonique
Étant donné qu’il s’agit de sa spécialisation, un standard téléphonique externalisé prend en charge les appels plus tôt, mais aussi plus tard qu’une entreprise traditionnelle. Et dans la plupart des cas, les appels sont aussi pris en charge le samedi.
Vos horaires de contact se retrouvent ainsi élargis, tandis que les clients seront satisfaits de pouvoir appeler tôt dans la matinée, en soirée, ou le samedi. Rappelons que de nombreuses personnes ont un emploi du temps qui ne leur permet pas de passer des appels aisément en dehors de l’horaire traditionnel allant de 8h à 17h.
Une image plus professionnelle
L’élargissement des horaires de réponse téléphonique participe au renforcement de l’image professionnelle, mais cela n’est pas tout. Certains prestataires de standard externalisé proposent des offres sur mesure. Par exemple, pour un cabinet médical, les télésecrétaires seront spécialisés dans le secteur médical.
Dans la majorité des cas, il est par ailleurs possible d’externaliser l’entièreté de son accueil téléphonique ou seulement une partie. Vous pouvez ainsi garder un ou plusieurs secrétaires internes afin de pouvoir répondre en cas de demandes spécifiques.
Une meilleure réactivité en cas d’imprévu
Dans une entreprise, l’absence non prévue d’un secrétaire peut causer de véritables préjudices : les appels ne sont plus réceptionnés et les demandes finissent par s’accumuler.
De son côté, un standard téléphonique externalisé a une mission : rester toujours opérationnel en répondant aux appels de vos clients. Par conséquent, si un de ses employés est malade, ou absent pour une quelconque raison, il trouvera un remplaçant pour continuer à assurer sa mission.
À l’opposé, si le volume d’appels est soudainement plus important que d’habitude, un accueil téléphonique externalisé renforcera son équipe afin de gérer la situation et d’éviter au maximum les appels en attente.
En fin de compte, l’externalisation de l’accueil téléphonique amoindrit les risques de perdre ses clients ou de délaisser, sans le vouloir, les patients d’un cabinet médical.
Une réduction des coûts
Pour une entreprise, un accueil téléphonique implique notamment : un processus de recrutement, des formations, une supervision continue, un espace de travail adapté, du matériel ou encore d’éventuels arrêts maladie. Il est donc question d’un coût à la fois financier et opérationnel.
Une entreprise spécialisée dans l’externalisation des accueils téléphoniques s’occupe de gérer les imprévus, se sert de son propre matériel et libère un espace de travail.
De plus, ces entreprises proposent bien souvent des forfaits mensuels ou des factures en fonction du travail effectué. Vous paierez ainsi seulement pour les appels qui ont été pris.
