Sur le terrain, la réalité ressemble souvent à un tableur pour les contacts d’un côté, un outil d’emailing, un logiciel de devis et une solution de facturation qui tourne dans son propre coin. Vous avez quatre outils, quatre sources de données et autant d’occasions de vous tromper. Les relances passent à la trappe, les informations se contredisent entre les services, puis les commerciaux passent davantage de temps à réconcilier des données qu’à vendre.
Le résultat est prévisible, car les données sont éparpillées, les relances sont forcément manquées. Votre visibilité sur le pipeline est clairement réduite à néant. Pourtant, il existe une alternative qui permet de gérer efficacement l’intégralité du parcours, de la première prise de contact jusqu’à l’encaissement.
Centralisez tous vos contacts dès le premier signal
Un cycle de vente commence par une entrée dans la base de données. Avant même de qualifier un prospect, encore faut-il l’enregistrer correctement. C’est à ce moment que le CRM prend tout son sens, car un nouveau contact, qu’il vienne d’un formulaire web, d’une importation de fichiers, d’une carte de visite scannée ou d’un échange par mail, atterrit dans une fiche contact.
Contrairement aux idées reçues, celle-ci ne se limite pas à un nom et à un numéro de téléphone. Elle agrège l’historique complet des interactions (mails échangés, appels passés, pages visitées, documents consultés) en temps réel. Vous n’êtes même pas contraint de renseigner manuellement les infos. Un commercial qui reprend un dossier après une absence sait instantanément où en est la relation, sans avoir à fouiller dans sa messagerie. Le gain de temps est considérable !
Ce socle de données commun est aussi ce qui permet aux équipes marketing et commerciales de travailler avec les mêmes informations. 83% des clients HubSpot affirment que la plateforme rassemble efficacement toutes les données de leur entreprise en un seul endroit. Ce pourcentage traduit réellement ce que représente l’absence de silos dans le quotidien d’une équipe de vente. Cette dernière le comprend souvent bien trop tard.
Construisez et pilotez votre pipeline commercial grâce à HubSpot
Une fois les contacts enregistrés, la gestion du pipeline devient la colonne vertébrale du cycle de vente. HubSpot vous donne l’occasion de créer des pipelines personnalisés, avec autant d’étapes que nécessaire selon la complexité du processus commercial (premier contact, qualification, démo, proposition, négociation, closing).
Une opportunité prend la forme d’une fiche deal que l’on fait avancer manuellement ou automatiquement d’une étape à l’autre. La vue Kanban vous propose une lecture immédiate de l’état du pipeline.
- Par exemple, où sont bloquées les affaires ?
- Quelles opportunités arrivent à échéance ?
- Quels deals n’ont pas eu de relance depuis trop longtemps ?
La gestion pipeline commercial intègre également des probabilités de closing que vous pouvez configurer par étape. Cela permet aux managers de disposer d’une prévision particulièrement fiable en termes de revenus sans avoir à partager des données manuellement. Les rotations de portefeuille entre les commerciaux, les règles d’attribution automatique des deals ainsi que les alertes en cas d’inactivité prolongée représentent les mécanismes qui réduisent le risque de laisser une opportunité tomber dans les oubliettes.
Accélérez la prospection ainsi que la qualification
Entre le moment où un contact entre dans le CRM et celui où il devient une véritable opportunité commerciale, la phase de prospection est souvent celle qui mobilise le plus de temps. Les résultats ne sont pas toujours ceux escomptés. HubSpot met à la disposition des équipes de vente plusieurs outils dans le but d’accélérer cette étape sans toutefois la dégrader.
Les séquences de mails automatisées permettent de programmer une série de messages personnalisés qui se déclenchent selon le comportement du prospect (une ouverture de mail, un clic sur un lien, la consultation d’une page précise). Le tracking de mails signale en temps réel quand un message a été ouvert. Le commercial dispose de toutes les informations pour choisir le bon moment afin de décrocher son téléphone.
La prise de rendez-vous devient également fluide grâce aux liens de calendrier partagés. Vous n’imposez absolument rien, le prospect choisit lui-même un créneau sans vous lancer dans une succession de mails qui prennent un temps considérable. Un rendez-vous validé se synchronise automatiquement dans la fiche contact associée.
Si vous souhaitez aller un peu plus loin dans le domaine de la qualification, sachez que lelogiciel de prospection de HubSpot centralise toutes les tâches de prospection dans un seul espace de travail. Vous avez même des files de tâches priorisées, des scripts d’appel intégrés et un suivi de performance par commercial.
D’ailleurs, 87% des professionnels de la vente déclarent que le Sales Hub améliore la qualité de leurs leads. C’est tout de même un résultat envisageable pour toutes les entreprises puisqu’il est possible de concentrer les efforts sur les bons contacts au bon moment.
De la proposition commerciale à la facturation avec HubSpot
C’est à ce moment que beaucoup d’outils CRM montrent leurs limites. En effet, la gestion des devis et de la facturation reste souvent externalisée à des solutions tierces mal connectées. HubSpot a comblé ce manque en intégrant nativement la création de devis et la facturation directement dans le CRM.
Depuis une fiche deal, il est possible de générer un devis en quelques clics. Pour cela, piochez dans un catalogue de produits pré-configuré avec les prix, les remises autorisées ainsi que les conditions tarifaires. Le devis est envoyé via un lien sécurisé, puis le commercial reçoit une notification dès que le prospect l’a consulté. Pour créer un devis, vous jouissez d’une option pour la signature électronique, ce qui supprime le dernier aller/retour papier avant la validation.
Une fois l’affaire conclue, la transition vers la facturation ne nécessite aucune ressaisie. La CRM facturation génère une facture à partir des données du deal, avec les coordonnées du client, les lignes de produits et les montants déjà renseignés. Le règlement peut être collecté directement depuis la facture via un lien de paiement. Grâce à ce mode opératoire, vous réduisez considérablement les délais entre la signature et l’encaissement.
Cette continuité obtenue entre le devis, le contrat et la facture, sans avoir une rupture de données ni changement d’outil, représente l’un des avantages les plus appréciables d’une telle plateforme pour les équipes qui traitent un important volume d’affaires.
Automatisez les tâches répétitives sans déshumaniser la relation
Un cycle de vente bien piloté ne devrait pas reposer sur la capacité des commerciaux à se souvenir de toutes les relances. HubSpot permet de déléguer aux workflows tout ce qui est mécanique comme le fait de créer une tâche de suivi après l’envoi d’un devis, de notifier le manager quand un deal dépasse une certaine valeur ou de déplacer automatiquement une opportunité dans le pipeline après une action spécifique du prospect.
Les workflows sont construits visuellement, sans avoir recours à une seule ligne de code. Cela est possible grâce à des déclencheurs (l’ouverture d’un mail, le remplissage d’un formulaire, le changement de statut d’un deal) et d’actions (l’envoi d’un mail, la mise à jour d’une propriété, l’attribution à un commercial). Toutes les étapes du cycle de vente peuvent ainsi être balisées et automatisées tout en laissant aux commerciaux la main sur les interactions qui nécessitent un vrai jugement humain.
Le résultat se mesure rapidement, car 82% des utilisateurs du Sales Hub constatent une amélioration de leur productivité en moins d’un mois. Ce délai assez court tient en grande partie à l’automatisation des tâches administratives qui, cumulées, représentent une part significative du temps commercial.
Analysez la performance et ajustez continuellement
Lorsque vous décidez de piloter un cycle de vente, vous ne vous arrêtez pas à la signature. En effet, la capacité à identifier ce qui fonctionne et ce qui ralentit les deals vous permet d’améliorer le processus sur le long terme. HubSpot centralise tous les indicateurs de performance dans des tableaux de bord personnalisables (taux de conversion par étape, durée moyenne du cycle, chiffre d’affaires généré par commercial, taux de closing sur les deals qualifiés).
Les rapports de prévision des ventes permettent aux managers de projeter les revenus attendus sur la base des probabilités associées aux deals en cours. Ces prévisions sont recalculées en temps réel à chaque mouvement dans le pipeline, sans aucune intervention manuelle.
Pour les équipes qui cherchent à franchir un cap, les fonctionnalités d’IA intégrées à la plateforme (regroupées sous le nom Breeze) analysent les données historiques afin de suggérer les deals prioritaires, d’identifier les signaux de désengagement et de proposer des actions adaptées à toutes les situations. Les clients HubSpot qui exploitent ces fonctionnalités d’IA constatent une réduction de 65% du temps de clôture des ventes.
Contrairement à ce que vous pouvez penser, la gestion de l’ensemble de ce cycle depuis une seule plateforme n’est pas réservée aux grandes entreprises. Que vous soyez une startup ou une PME en croissance, vous pouvez créer un compte gratuit sur HubSpot afin de découvrir les points forts de ce CRM. Vous pourrez alors découvrir immédiatement le pipeline, les mails de prospection et les devis. Le tout se fait sans engagement, sans frais d’installation et sans avoir à connecter une demi-douzaine d’outils.
