La productivité et la réactivité sont des facteurs clés de succès pour les entreprises. Dans un tel contexte, il est difficile d’envisager que les équipes passent un temps déraisonnable à effectuer des relances manuelles, pour des prospects, des clients, des abonnés marketing ou des paiement en attente.
HubSpot a bien compris l’enjeu et propose des outils puissants pour automatiser ces tâches, libérant les équipes qui peuvent se focaliser sur des tâches qui représentent une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. Réduire les tâches manuelles grâce aux relances et concepts de l’automatisation, voici comment faire !
Pourquoi automatiser les relances avec HubSpot ?
La relance manuelle trouve vite différentes ses limites, entre erreurs humaines, délais, incohérences, fatigue opérationnelle ou suivi difficile, c’est un terrain miné qui conduit parfois à un impact négatif pour le fonctionnement des équipes. HubSpot prend en charge la centralisation des interactions avec les contacts et propose la création de processus automatisés fiables.
Les bénéfices principaux de l’automatisation par HubSpot sont faciles à identifier :
- Gain de temps : les équipes n’ont plus à se préoccuper des emails de suivi ou à relancer des clients individuellement ;
- Uniformité et fiabilité : les relances sont cohérentes et déclenchées par des règles claires et définies en amont ;
- Amélioration du suivi : les interactions sont sauvegardées pour une vision globale des relances à établir et à venir ;
- Optimisation des conversions : les relances, lorsqu’elles sont bien orchestrées, ont un impact positif sur les probabilités de réponse et de transformation des leads en clients.
Pour se lancer dans l’automatisation, HubSpot offre une version gratuite qui permet de tester les fonctionnalités sans engagement.
HubSpot : des automatisations à tous niveaux
1. HubSpot et l’automatisation des relances commerciales
HubSpot, avec l’automatisation des relances commerciales, s’adresse aux prospects qui n’ont pas répondu, aux destinataires de devis en attente ou aux opportunités à différents stades du pipeline. L’automatisation HubSpot a différents objectifs et fonctionnalités :
- Identifier les prospects nécessitant un suivi : cela est rendu possible grâce aux propriétés des contacts et aux étapes du pipeline ;
- Programmer des séquences d’emails automatisés : HubSpot adresse des messages ciblés en examinant le comportement du prospect (ouverture email, clic sur un lien, non-réponse …) ;
- Déclencher des rappels pour les commerciaux : si aucune action n’est entreprise, HubSpot peut générer une tâche de suivi ;
- Analyser les performances : taux d’ouverture, de clics et de réponse par exemple sont des indicateurs qui permettent d’ajuster les relances avec précision pour une stratégie optimisée.
Prenons un exemple concret : un commercial envoie un devis. Grâce à HubSpot, il peut paramétrer une relance automatique à 3 jours, puis à une semaine si aucune réponse ne lui parvient. Il garde la possibilité d’intervenir à tout moment, mais peut se focaliser sur d’autres tâches dans l’intervalle, malgré cette automatisation.
2. HubSpot et l’automatisation des relances marketing
Le marketing est très sollicitant en relances, nurturing des leads, téléchargements de contenus et campagnes de conversion, des tâches chronophages parfois difficiles à assumer. Dans ce domaine HubSpot est précieux et offre diverses possibilités :
- Segmentation des contacts en fonction de leur comportement (téléchargement de livre blanc, ouverture d’email, visite du site …) ;
- Création de workflows automatisés : par exemple, le téléchargement d’un guide déclenche l’envoi d’un mail complémentaire ou une invitation à un webinaire ;
- Définition de scénarios : si un lead n’est pas suivi d’action, HubSpot programme une série d’emails ou notifie l’équipe marketing ;
- Mesure de l’efficacité des campagnes grâce aux analytics intégrés.
HubSpot permet aux équipes marketing de réduire les relances manuelles, mais bien loin de n’être qu’une question de confort, c’est avant tout un outil qui offre à chaque contact un suivi pertinent et personnalisé et améliore ainsi le taux de conversion.
3. HubSpot et l’automatisation des relances service client
Le service client n’est pas en reste d’optimisations bénéfiques. Dans HubSpot les équipes peuvent :
- Relancer automatiquement les tickets en attente : les agents ou clients sont alors notifiés si un ticket reste ouvert au-delà d’un délai prédéfini ;
- Envoyer des enquêtes de satisfaction : NPS ou CSAT peuvent être déclenchées automatiquement à la suite d’une interaction ou une résolution de ticket ;
- Prioriser les suivis : HubSpot peut assigner des tâches en tenant compte de l’urgence ou du type de ticket ;
- Améliorer l’expérience client : avec les relances automatisées, les clients profitent d’un suivi sans attente, pour une satisfaction et une fidélité renforcées.
Avec une telle automatisation du service client, les oublis sont réduits et le niveau de service reste constant, même face à un volume de tickets qui augmente. Un atout pour les équipes et les clients.
Le retour des utilisateurs du Service Hub à ce sujet est net :
- Les clients Service Hub utilisant les outils IA passent 65 % moins de temps à fermer les tickets comparés à ceux sans outils IA
- Les clients du Service Hub voient une augmentation de 28 % du taux de résolution des tickets après 6 mois
4. HubSpot et l’automatisation des relances de facturation
C’est un aspect moins fréquemment utilisé, mais HubSpot peut accompagner l’automatisation des relances de facturation, réduisant les retards de paiement et réduisant les tâches administratives. A cet égard, HubSpot offre plusieurs fonctionnalités :
- Les clients en retard de paiement reçoivent des notifications automatiques, en suivant un calendrier défini en amont ;
- Les messages sont personnalisés selon différentes caractéristiques : la facture, le montant, ou la période de retard ;
- Les équipes financières sont alertées si aucune réponse n’est reçue, pour un suivi humain plus facile.
C’est une fonctionnalité moins utilisée, mais elle atteste de la polyvalence de HubSpot dans la réduction des tâches répétitives et ce pour tous les domaines de l’entreprise.
Les principes clés de l’automatisation des relances dans HubSpot
Une automatisation efficace doit répondre à plusieurs concepts fondamentaux dans HubSpot, nous vous livrons ces éléments clés.
1. Workflows
Les workflows sont essentiels dans l’automatisation. Ils définissent les conditions et les actions à mener automatiquement sur les contacts, les deals ou les tickets, pour assurer une parfaite cohérence des processus.
2. Séquences
Les séquences sont entièrement sur-mesure et conçues pour les relances commerciales. Très complètes, elles envoient automatiquement des emails ou produisent des rappels de suivi aux commerciaux en tenant compte de critères essentiels prédéfinis.
3. Propriétés et segments
Sur la base des propriétés de chaque contact (statut du deal, interaction, préférence de communication …), les automatisations sont paramétrées. Ainsi la segmentation peut être correctement menée et envoie le bon message à la bonne personne, au bon moment de son parcours.
4. Triggers (déclencheurs)
Les déclencheurs servent à déterminer à quel moment l’action doit produire, cela peut être l’ouverture d’un mail, le clic sur un lien ou un changement de stade du deal par exemple.
5. Analyse et ajustement
HubSpot dispose d’outils analytiques qui permettent la mesure de l’impact des relances automatisées pour identifier les points limitants et ajuster en permanence pour gagner en efficacité.
Les bonnes pratiques pour automatiser les relances via HubSpot
Tirer le meilleur parti de HubSpot n’est pas le fruit du hasard, il est essentiel d’appliquer quelques principes et quelques bonnes pratiques simples :
- Débutez avec les processus les plus fréquents : repérez les tâches répétitives qui sont les plus chronophages, afin d’optimiser des éléments qui changeront profondément les choses pour les équipes ;
- Segmentez les contacts avec précision : la segmentation est vitale pour la pertinence des relances ;
- Tester les workflows avant le déploiement : HubSpot permet la simulation des envois pour réduire drastiquement les risques d’erreur ;
- Personnaliser les messages : même s’ils sont automatisés, les mails doivent
- Suivre les performances et les ajuster : les rapports détaillés édités par HubSpot permettent d’améliorer les séquences et les workflows.
HubSpot et l’intégration dans les équipes
Pour que HubSpot ait un impact maximal, son automatisation doit être globale et s’adresser à l’ensemble des équipes. Pensez à produire une base porteuse et pédagogique :
- Former les utilisateurs aux concepts de base : workflows, séquences, propriétés ;
- Documentez les processus pour faciliter la continuité ;
- Collaborer entre ventes, marketing et service pour que les relances soient cohérentes ;
- Mettre à jour les automatisations, cela permet de s’ajuster aux modulations des workflows internes ou aux changements de comportement des clients.
HubSpot est un apport de taille pour les équipes et de façon générale pour l’entreprise. C’est un outil qui améliore l’efficacité, la précision et la satisfaction des clients ; tout en profitant aux équipes grâce à ses fonctionnalités complètes et intelligentes. Les automatisations peuvent être conçues avec fiabilité et enregistrent des indicateurs mesurables. De la relance commerciale à la relance marketing en passant par le service client ou la facturation, HubSpot permet tout.
Il est possible de créer un compte gratuit pour essayer immédiatement les fonctionnalités et explorer les outils d’automatisation à son rythme. Les résultats ne se feront pas attendre, c’est certain.
L’application de principes simples comme la segmentation, le paramétrage de workflows, de triggers et les éléments suivi analytique maximisent l’impact de HubSpot. Dès lors, les tâches chronophages sont transformées en processus fluides et efficaces. HubSpot est, de façon certaine, une excellente opportunité de booster la productivité, tout en valorisant l’expérience client.
