Adopter HubSpot, c’est une révolution pour l’entreprise et les équipes, mais pour une efficience maximale, il est essentiel de créer des automatisations. Voici un guide des premiers réflexes à adopter et des premières automatisations à envisager afin de se familiariser avec les principales fonctionnalités d’automatisation de HubSpot, afin de structurer les processus dès le départ et de poser les bases d’une croissance efficace.
Pourquoi automatiser avec HubSpot ?
L’automatisation dans HubSpot est une ressource très précieuse à différents titres. En premier lieu, il est nécessaire de bien percevoir que les outils sont intégrés, ils permettent donc d’automatiser les processus commerciaux, marketing et de service avec une grande facilité et surtout beaucoup de fluidité. Les actions peuvent alors être déclenchées automatiquement (envoi d’emails, mise à jour de propriété, attribution de tâche, etc.) selon un critère défini.
De fait, l’automatisation libère du temps, fiabilise les suivis, réduit les oublis et améliore l’expérience des prospects, comme des clients. HubSpot peut automatiser le marketing, les ventes et le service client ; dès lors le parcours client est efficace, mais surtout harmonieux.
Lorsque l’on démarre, il est judicieux de créer quelques automatisations simples rapidement afin de structurer le fonctionnement dès la mise en place. HubSpot propose la création de compte gratuit, il est ainsi possible de commencer à éprouver les fonctionnalités d’automatisation et de se familiariser avec l’outil avant tout investissement conséquent.
5 automatisations de base de mettre en place dans HubSpot
Après la mise en place de HubSpot, cinq automatisation sont à envisager presque immédiatement. Chacune est définie par trois caractéristiques : son objectif, son déclencheur (ou trigger) et les actions à anticiper.
1. Automatisation de suivi après soumission de formulaire
Objectif :
- Garantir un retour rapide et automatique à tout prospect qui complète le formulaire.
Déclencheur :
- Lorsqu’un contact complète un formulaire (de type « contactez-nous » ou « téléchargez le guide » par exemple), HubSpot offre la possibilité de mettre en place une automatisation simple directement depuis l’éditeur de formulaire.
Actions possibles :
- Envoi d’un email de remerciement ou de confirmation ;
- Création d’une tâche de suivi à destination du commercial ou du contact responsable ;
- Attribution automatisée du contact à un commercial ou une équipe sur la base d’un critère (si la segmentation est déjà en place).
Pourquoi ?
- Avec une telle approche, les demandes sont prises en compte rapidement et de façon duplicable. Sans suivi automatique, de nombreux leads sont perdus par manque de suivi ou de réactivité.
Conseil :
- Démarrez simplement, puis ajustez. Assurez-vous que l’email soit correct et les propriétés bien paramétrées. HubSpot permet une inscription automatique des contacts à chaque soumission de formulaire, il est donc indispensable de vérifier le paramétrage pour tirer le meilleur parti de la plateforme.
2. Attribution automatique des leads
Objectif :
- Garantir que les nouveaux leads soient tous assignés au bon commercial et à la bonne équipe, sans aucune intervention manuelle.
Déclencheur :
- Un nouveau contact qui remplit le formulaire ;
- Un nouveau contact qui entre dans une liste (passant d’une propriété « Lead » à « Oui ») ;
Actions possibles :
- Mise à jour de la caractéristique « Propriétaire du contact » avec le commercial indiqué ;
- Envoi d’une notification interne au commercial ;
- Création d’une tâche, type « appeler le prospect ».
Pourquoi ?
- Sans automatisation, les leads restent fréquemment non traités ou sont assignés tardivement ;
- Avec l’automatisation, le processus d’entrée des leads est fiabilisé.
Conseil :
- Définissez scrupuleusement les critères d’attribution (par exemple : géographie, type de produit, source de lead …). Lorsque le paramétrage est bien ajusté dans HubSpot, il est facile de dupliquer.
3. Mises à jour automatisées de la propriété « Lifecycle stage » (ou cycle de vie)
Objectif :
- Faire évoluer automatiquement le contact dans le pipeline : passant de « Lead » à « MQL » (Marketing Qualified Lead), puis « SQL » (Sales-Qualified Lead), directement selon ses actions, sans intervention externe.
Déclencheur :
- La complétion de différentes conditions par le contact, comme le clique sur un email, le téléchargement d’un guide ou une demande de devis par exemple.
Actions possibles :
- Mise à jour de la propriété « Lifecycle stage » ou « Lead status » ;
- Envoi d’un email de nurturing ou d’un contenu en adéquation avec le stade d’avancement du prospect/client ;
- Éventuellement l’attribution à un commercial en cas de passage en SQL.
Pourquoi ?
- Aucune mise à jour manuelle n’est nécessaire, l’évolution du prospect est donc automatiquement consultable en temps réel, sans risque d’oubli ou d’erreur liée à une saisie manuelle. C’est une automatisation capitale pour un suivi fiable et porteur.
Conseil :
- Les cycles de vie doivent être parfaitement configurés en amont (par exemple : MQL = contact qui télécharge 2 guides et visite la page de tarification). Dès lors, vous pouvez produire dans HubSpot le workflow associé.
4. Suivi des deals et notifications internes
Objectif :
- L’automatisation des tâches ou notifications liées à un changement de stade de vente permet à la force commerciale, ou au management d’en être informé sans délai.
Déclencheur :
- Changement de propriété « Deal Stage » sur l’objet « Deal » dans HubSpot
Actions possibles :
- Envoi d’une notification interne à l’interlocuteur concerné lorsque le deal change de statut, passant en « Closed Won » ou « High Value » par exemple).
- Production d’une tâche pour le commercial afin de produire une action de suivi (comme l’envoi d’un contrat, d’un devis, ou une demande de signature par exemple).
Pourquoi ?
- C’est une bonne solution pour structurer le suivi après une signature et laisse bien moins de latitude aux oublis ou à la procrastination.
Conseil :
- Les pipelines doivent être correctement définis, séquencement des étapes et responsabilités notamment avant de d’automatiser. Une configuration primordiale pour éviter de déclencher à de mauvais stades.
5. Automatisation du service client/ticket
Objectif :
- Garantir de l’engagement de la réactivité et un suivi de qualité, dès l’ouverture d’un ticket de support ou d’un service.
Déclencheur :
- Création d’un ticket dans l’objet « Ticket » de HubSpot (Service Hub requis pour certaines fonctions).
Actions possibles :
- Attribution du ticket à un agent ;
- Envoi d’un email de confirmation au client ;
- Si le ticket reste non traité au bout d’un temps déterminé, créer une tâche de relance ou une alerte interne.
Pourquoi ?
- Avec une telle automatisation, le niveau de service reste homogène, rien ne peut échapper aux équipes. Le service constitue de façon générale un domaine important d’automatisation pour la qualité perçue par le client et l’organisation des équipes.
Conseil :
- Débuter avec un workflow simple (par exemple : création, puis notification interne, puis email au client) avant d’ajouter progressivement des branchings (séquences d’actions if/then) en fonction de l’urgence ou du type de ticket.
Les bonnes pratiques préalables aux automatisations dans HubSpot
Pour maximiser l’efficacité des automatisations dans HubSpot, il existe quelques règles essentielles, qui conditionnent la réduction des erreurs et facilitent la maintenance :
- Nommer et organiser les workflows : opter pour des noms clairs et descriptifs, tels que « Marketing – Formulaire Contact – Envoi email de remerciement ». Pour HubSpot, il est capital de structurer les workflows par dossier et/ou équipe.
- Limiter les entrées et prévoir des exclusions : par défaut, HubSpot inscrit un contact une seule fois dans un workflow, sauf si vous activez la réinscription (« re-enrollment »).
- Tester avant activation : après la création, prenez le temps d’activer le mode test et de surveiller les premières exécutions pour vous assurer du bon fonctionnement de la procédure (déclencheur correct, action valide).
- Surveiller la santé des workflows : HubSpot propose une vue globale (« Automations > Overview »), elle permet de détecter des workflows inactifs ou contenant des erreurs par exemple.
- Débuter simplement : commencez avec 3 à 5 automatisations de base, puis complexifiez progressivement. C’est de cette façon que vous pourrez maîtriser correctement HubSpot afin de mettre en place une base solide.
- Documenter les objectifs : chaque automatisation doit être décrite, indiquez le rôle, la raison de son existence et la personne chargée de la gestion. C’est un automatisme qui facilite la maintenance et la compréhension.
Ce qu’il est essentiel de ne pas oublier
- HubSpot est un outil formidable, mais l’automatisation n’est pas magique et la qualité des données (contacts, formulaires, propriétés) est essentielle (sachez que le Sales Hub améliore la qualité des leads selon 87 % des professionnels de la vente). Une automatisation mal paramétrée peut avoir un effet délétère et accentuer les erreurs.
- Automatisation n’est pas synonyme de déshumanisation : bien qu’automatisées, les communications doivent garder de la cohérence, se montrer utiles et personnelles au maximum.
- Mesurer l’impact : HubSpot propose des outils d’analyse des workflows très complets, suivez-les de près pour ajuster et maximiser les bénéfices.
A l’adoption de HubSpot, il est préférable de commencer par automatiser des processus essentiels comme ceux que nous avons évoqués : suivi formulaire, attribution de lead, mise à jour du cycle de vie, notifications deal et support. Des outils d’automatisation efficaces sont proposés par HubSpot, via les workflows, les formulaires ou les pipelines. En combinant les intentions, les outils et les bonnes pratiques de structuration et de suivi, vous pouvez fiabiliser votre fonctionnement, améliorer vos délais de réponse et poser une base évolutive pour aller encore plus loin.
