Le domiciliataire est un acteur essentiel de la domiciliation d’entreprise. Il sert à produire une adresse administrative et juridique au domicilié, tout en assurant la conformité légale de l’opération. Face à ce service, il doit répondre à un ensemble d’obligations encadrées par la loi.
Les condition d’exercice de l’activité de domiciliation
La première chose pour être domiciliataire c’est de disposer d’un agrément préfectoral qui autorise l’exercice de cette activité. C’est un agrément délivré par la préfecture du département du siège social concerné (ou la Préfecture de police à Paris). Il est également indispensable d’être immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou, selon le cas, au Répertoire des Métiers (RM).
L’activité de domiciliation ne peut être exercée que dans les locaux exclusivement à usage professionnel. Un logement d’habitation ou un espace mixte ne sont pas recevables à cette fin. Notez que l’adresse proposée par le domiciliataire peut comporter une mention CEDEX, cela facilite le traitement du courrier des entreprises domiciliées auprès des services postaux.
Les obligations de mise à disposition et de gestion administrative
Le domiciliataire doit garantir à la fois une adresse administrative valide, mais aussi des locaux adaptés aux besoins du domicilié. A savoir :
- La tenue des réunions des organes de direction ;
- La conservation et la consultation des livres et registres légaux ;
- La confidentialité des activités du domicilié.
En outre, le domiciliataire doit tenir à jour un dossier complet pour chacune des entreprises domiciliées. Ce dossier inclut les pièces justificatives d’identité et de domicile du dirigeant, les coordonnées de la société et les lieux d’exercice de l’activité.
La gestion rigoureuse de ces éléments est nécessaire pour garantir la traçabilité des entreprises domiciliées, un enjeu crucial pour les autorités fiscales et judiciaires.
Les obligations de communication et de déclaration
Le domiciliataire est responsable de l’information des administrations compétentes de toute évolution en lien avec ses domiciliés.
Ainsi, chaque trimestre il transmet :
- La liste des entreprises nouvellement domiciliées ou radiées ;
- Les modifications éventuelles des informations fournies.
Une mise à jour annuelle, au 1er janvier est obligatoire et doit être communiquée au centre des impôts et aux organismes sociaux compétents.
En cas de résiliation, ou de fin de contrat, le domiciliataire doit en avertir le greffe du tribunal de commerce dont est dépendante la société domiciliée. Dans le cas où le domicilié ne relève plus son courrier depuis trois mois ou plus, le domiciliataire a obligation d’en informer le greffier et de communiquer les coordonnées connues du représentant légal.
Les sanctions en cas de manquement
Le non-respect de l’une ou plusieurs des obligations précitées peut induire des sanctions administratives et/ou pénales.
Par exemple, exercer l’activité de domiciliation sans agrément ou omettre les déclarations requises expose le domiciliaire à une amende de 5e classe et parfois même à des poursuites pénales.
Ces mesures concourent à assurer la transparence et la fiabilité du dispositif de domiciliation, pilier de la vie juridique et économique des entreprises.
Le domiciliataire n’est pas qu’un fournisseur d’adresse, mais un acteur de la conformité administrative. Il est l’un des gardiens du respect des obligations légales, contribuant ainsi à la sécurité juridique des entreprises domiciliées.
Une domiciliation professionnelle fiable et durable doit fournir une gestion rigoureuse, un suivi administratif précis et le respect des déclarations obligatoires. Des conformités indispensables à la sérénité du domiciliataire et du domicilié.
