Un levier pour structurer sa gestion commerciale ?
Quand la facturation se mêle aux devis, aux paiements, aux abonnements ou encore aux contacts, vos équipes doivent alors jongler entre plusieurs outils, souvent au détriment de la fluidité. Heureusement, face à ce constat, certaines solutions permettent aujourd’hui de gagner du temps et d’être bien plus efficace…
HubSpot : une solution tout-en-un pour vos factures et vos devis ?
Si certains ne voient qu’en HubSpot une solution marketing, cet outil va en réalité bien plus loin que cela.
En effet, avec HubSpot, les devis, les factures et les paiements cohabitent dans un seul et même espace, étroitement associés aux fonctionnalités de CRM. Pour les entreprises françaises, habituées aux process qui nécessitent différents outils, cette centralisation s’avère être un changement concret dans la manière de suivre les clients et d’assurer une véritable continuité administrative.
Concrètement, HubSpot permet de créer, personnaliser, envoyer et suivre les factures directement dans son CRM, tout en reliant chaque document aux contacts, aux entreprises, aux transactions ou même aux devis concernés.
Et si vous souhaitez tester ces fonctionnalités dans votre propre environnement, vous pouvez d’ores et déjà créer un compte gratuit HubSpot pour vous faire votre propre idée…
Zoom sur HubSpot et la gestion commerciale : un système pour relier les devis, les factures et les paiements…
Pendant longtemps, la facturation était gérée sur des outils indépendants, qu’il s’agisse de tableurs, de logiciels comptables isolés ou encore de PDF construits manuellement.
A l’inverse de cette tendance, HubSpot propose un fonctionnement qui se veut totalement unifié. Les devis peuvent devenir des factures, les transactions se convertissent en abonnements, et les paiements s’enregistrent automatiquement dans la plateforme.
En tant qu’utilisateur de HubSpot, voici ce que cela signifie :
- Une facture peut être créée depuis une fiche contact, une fiche entreprise, une transaction, un devis ou la page dédiée
- Les informations sont automatiquement reprises avec les coordonnées, les produits, les remises commerciales, la fréquence de facturation, et les taxes qui s’appliquent
- Les abonnements génèrent les factures de manière automatique, sans opération manuelle de votre part
- Les paiements HubSpot ou Stripe peuvent déclencher l’application automatique du règlement
Selon les données recueillies auprès des utilisateurs, 95% des clients HubSpot constatent un ROI positif et 84% rapportent une hausse de leur chiffre d’affaires après la centralisation de tous leurs process dans HubSpot. Autrement dit, la cohérence entre tous ces éléments a pu contribuer à ces excellents résultats…
Comment créer une facture dans HubSpot ?
HubSpot permet de générer une facture de plusieurs manières, en fonction de votre besoin, pour que le CRM devienne une interface unique où les flux commerciaux s’enchaînent naturellement…
Créer une facture depuis la page dédiée
Pour accéder aux factures :
- Rendez-vous dans Commerce > Factures
- Cliquez sur Créer en haut à droite
- Choisissez entre Facture unique ou Factures récurrentes
- Configurez les éléments de contact, d’entreprise, les lignes de produits, les taxes, les dates, ainsi que les modalités de paiement
Ce parcours a spécialement été pensé pour les équipes administratives qui gèrent la facturation dans de grands volumes.
Créer une facture depuis une fiche CRM
HubSpot vous permet aussi de créer une facture depuis un contact, une entreprise, une transaction, et même un ticket. Cette option permet d’associer automatiquement la facture au bon enregistrement de deux manières différentes…
Depuis Contacts ou Entreprises :
- Ouvrez la fiche de contact ou d’entreprise
- Dans la section Factures, cliquez sur Ajouter, puis sur Créer une facture
Depuis Transactions :
- Ouvrez la fiche Transaction
- Dans la section Factures, cliquez sur Ajouter et choisissez selon votre besoin
- Convertir en abonnement s’il s’agit de produits récurrents
- Convertir en facture pour un transfert direct des produits
- Créer une facture vierge si vous n’utilisez pas de modèle
- Associer une facture existante si elle a déjà été créée
Cette mécanique est très utilisée par les clients HubSpot, parce qu’elle maintient un historique complet sur le pipeline commercial. Et d’après les retours terrain, 82% des utilisateurs Sales Hub affirment avoir réussi à obtenir un outil qui centralise l’ensemble de leurs données avec HubSpot.
Créer une facture depuis un devis publié
Quand un devis est accepté, vous pouvez suivre ces étapes :
- Ouvrez Commerce puis Devis
- Cliquez sur Aperçu
- Dans Actions, sélectionnez Convertir en facture ou Passer à un abonnement pour les offres récurrentes
Là encore, cette continuité est très appréciée dans les cycles de vente B2B où les équipes souhaitent éviter les ressaisies qui peuvent être très fastidieuses à long terme.
HubSpot : configurer et personnaliser chaque facture étape par étape
Créer une facture n’est en réalité qu’une première étape, mais la configurer selon vos propres besoins en est une autre.
HubSpot propose justement un éditeur complet qui vous permet d’ajuster toutes les informations, de l’identité du contact aux modalités de paiement, en passant par la fiscalité…
Sélectionner un préréglage
HubSpot vous permet de créer vos propres modèles de factures avec de simples préréglages :
- Cliquez sur son nom dans l’éditeur
- Choisissez le modèle souhaité
- Appliquez le modèle
Cette fonctionnalité a notamment été pensée pour les entreprises qui facturent plusieurs lignes de services ou plusieurs filiales.
Associer la facture à un contact
Dans le cas où vous avez besoin d’associer une facture à une fiche de contacts dans HubSpot, quelques clics suffisent :
- Cliquez sur Ajouter un contact puis sélectionnez un enregistrement existant ou créez un nouvel enregistrement
- Si nécessaire, modifiez ou remplacez un contact depuis le même panneau latéral
Dans ce cas, la mise à jour s’applique immédiatement dans le CRM, ce qui vous permet d’avoir une base de données mise à jour en permanence. C’est d’ailleurs l’un des aspects qui explique pourquoi 83% des clients HubSpot estiment que la plateforme permet véritablement d’unifier leurs données dans un seul et même outil.
Associer la facture à une entreprise
Comme pour les contacts, une seule entreprise peut être associée au moment de la création. Une fois la facture générée, plusieurs entreprises additionnelles peuvent alors être rattachées au besoin.
Gérer les adresses de facturation et de livraison
Si vous avez besoin de distinguer les adresses de facturation et de livraison :
- Reprenez l’adresse déjà renseignée dans l’entreprise
- Saisissez une adresse manuelle
Les champs peuvent alors être modifiés ou supprimés à tout moment, en fonction des disponibilités de chacun.
Définir la date et les conditions de paiement
Depuis l’éditeur de HubSpot, il est aussi possible d’ajouter de nombreux détails sur la date et vos conditions de paiement. Voici comment procéder :
- Sélectionnez la date du jour ou une date future
- Choisissez un délai de paiement selon votre politique interne
- Activez des rappels automatisés si vous estimez que cela est nécessaire
Pour toutes les entreprises françaises, cette mécanique permet de simplifier tout le suivi administratif, si bien que beaucoup apprécient au passage les rappels automatiques qui réduisent les délais de paiement.
Ajouter des propriétés personnalisées
Enfin, les entreprises peuvent ajouter des champs personnalisés en fonction de leur processus interne. Cela peut concerner aussi bien un numéro de bon de commande qu’une référence pour renseigner vos tableaux de bord.
Depuis HubSpot, vous pouvez à tout moment créer de nouveaux champs, ou utiliser des champs déjà existants.
HubSpot et les paiements : intégration native ou ajout manuel
HubSpot propose différentes méthodes pour enregistrer les règlements :
Paiements en ligne
Si vous avez HubSpot Payments avec les offres Starter, Pro ou Entreprise, ou Stripe comme processeur de paiement, vous pouvez directement activer les paiements en ligne. Lorsque le paiement est effectué via un lien ou un devis, il est appliqué alors automatiquement à la facture.
Toutefois, il convient de préciser qu’une facture sur HubSpot ne crée pas une facture dans Stripe, et cela, même si Stripe traite le paiement.
Paiements manuels
Si les paiements en ligne ne sont pas actifs, ou que vous avez d’autres sources de paiement qui ne sont pas synchronisées, vous pouvez ajouter des paiements manuellement.
Cela convient notamment aux entreprises qui travaillent avec des virements bancaires, des chèques, ou d’autres moyens de paiement.
HubSpot et l’impact organisationnel : une gestion commerciale plus structurée ?
Pour terminer, quand les devis, les transactions, les abonnements et les factures sont traités dans une seule et même plateforme, chaque équipe peut alors accéder à une vue claire du cycle client.
Ce n’est d’ailleurs pas un hasard si les retours des clients montrent une réduction du temps de clôture des ventes de 65% grâce à l’intelligence artificielle de HubSpot, ou 24% d’affaires supplémentaires pour les équipes interconnectées qui ont fait cet effort.
En plus d’apporter une expérience administrative plus fluide, pour les directions commerciales et financières, tout cette unification des données facilite aussi le reporting et la prise de décision…
FAQ
HubSpot permet-il de gérer des factures en plusieurs devises ?
Oui, HubSpot prend en charge toutes les devises configurées dans votre compte, et les paiements peuvent ensuite être collectés en fonction des devises compatibles.
Peut-on convertir automatiquement un devis HubSpot en facture ?
Oui, depuis un devis publié, il vous suffit d’utiliser l’option Convertir en facture. Les lignes de produits et les informations sont alors reprises automatiquement.
Est-il possible de suivre les paiements directement dans HubSpot ?
Oui, les paiements peuvent être enregistrés manuellement ou appliqués automatiquement si vous utilisez HubSpot Payments ou Stripe.
